Сканирование и поточный ввод: проблемы и решения

       Количество запросов по теме «сканирование документов», «оцифровка книг» приближается к таким популярным запросам, как «организация электронного документооборота», «автоматизация делопроизводства» и другие. Какими могут быть услуги по сканированию и поточному вводу документов? Как они реализуются: оптом или  в розницу?

            Многие клиенты предполагают, что услуга сканирования и ввода документов тиражируема и может массово распространиться, наряду с услуами фотостудий и копи-центров, однако в жизни все сложнее. Для оснащения даже небольшого сканирующего центра необходимо закупить дорогостоящее оборудование (его стоимость исчисляется в  десятках тысяч долларов). Розничные клиенты не дадут такого оборота, чтобы данный центр сканирования окупался, поэтому услуга сканирования - всегда «оптовая» услуга. Она оказывается в случаях, когда у клиента есть необходимость отсканировать и завести в систему сотни тысяч документов за ограниченный промежуток времени.

            Потоковый ввод большого количества документов в различные информационные системы требовал и будет требовать проектного подхода, одной из основных черт которого является оригинальность каждого проекта. Именно эта черта пока не позволяет создать большой центр сканирования, выполняющий универсальные услуги, наряду с копировальным центром: все проекты имеют свою специфику, обуславливающую выбор оборудования, программного обеспечения, будь то проект по созданию электронной библиотечной картотеки или создание электронного архива проектно-технической документации.

            Необходимо различать разовые проекты по вводу массива накопившихся за несколько десятков лет документов и текущее сканирование и ввод получаемой документации, например, корпоративной почты или заключенных контрактов. Для первого типа сканирования выгодно привлекать внешние компании, для текущего ввода - создавать собственные участки сканирования, нанимать на работу операторов сканирования. Зачастую организации, реализовавшие массовый ввод при помощи внешней компании и оценив достоинства выполнения таких услуг сторонними компаниями, текущий ввод также передают на аутсорсинг.