Организация бизнес-мероприятий

Категория: Деловые услуги | Автор: vahu | Опубликовано: 09.04.2009

Деятельность любой достаточно крупной компании немыслима без проводимых время от времени бизнес-мероприятий.

Это может быть формальное мероприятие - конференция или круглый стол, презентация, семинар, тренинг или мастер-класс, выставка или форум. Эти мероприятия ориентированы в первую очередь на внешнюю среду - партнеров и клиентов компании, существующих и потенциальных. Цель формальных мероприятий — привлечение внимания к компании и ее продуктам, получение новых и удержание старых клиентов.

Кроме них существуют еще и неформальные мероприятия - корпоративные праздники, тим-билдинг тренинги. Они предназначены для "своих", для сотрудников компании. Цель таких мероприятий - сплочение коллектива, построение крепкой, хорошо сработавшейся команды, тренировка необходимых в работе навыков.

Организовать мероприятия самостоятельно от и до — задача очень трудоемкая и затратная, на это уйдет слишком много средств и времени, необходимых для основной работы. Поэтому компании, желающие организовать то или иное бизнес-мероприятие, обычно обращаются за помощью к профессионально занимающимся этим фирмам.

Какие же этапы включает в себя процесс организации бизнес-мероприятия?

Первый этап - подготовка. Вы должны продумать мероприятие от и до: разработать сценарий, в соответствии с форматом мероприятия и предполагаемой аудиторией, учесть все возможные ситуации, которые могут сложиться во время проведения мероприятия, и заранее подготовиться к ним. Мероприятие должно "попасть в цель", оставить хорошие впечатления у ваших гостей и послужить на благо компании, а это возможно только при наличии креативных идей и грамотно разработанного сценария.

Но на одних идеях далеко не уедешь, для успеха мероприятия необходимо удачно подобранное и правильно оформленное помещение, хорошее техническое оснащение, удачная организация пространства, наличие раздаточных материалов, сувенирка и т.д. Не забывайте также о кофе-брейках и прочих перерывах на "перекусить". Каким бы интересным ни было ваше планируемое мероприятие, голодные и уставшие гости вряд ли будут настроены лояльно.

Если с идеями и сценарием вы можете справиться силами своей компании, устроив "мозговой штурм", то на организационном этапе вам определенно потребуется помощь со стороны. Многие гостиницы, рестораны и выставочные центры предоставляют такую услугу, как аренда конференц-зала или банкетного зала. Эти помещения специально оборудованы для проведения бизнес-мероприятий разного формата. Подготовить раздаточные материалы и сувенирную продукцию вам помогут в типографии или рекламном агентстве. Существуют фирмы, продающие и предоставляющие в аренду выставочное оборудование и стенды, оборудование для конференций и презентаций (микрофоны, проекторы, системы видеоконференцсвязи и т.д.)

Мало разработать и организовать мероприятие - нужно еще донести информацию о нем до потенциальных гостей (если, конечно, это не корпоратив). А значит, нужна хорошо продуманная рекламная кампания. Реклама в СМИ, распространение информации через партнеров и спонсоров, рассылка приглашений, распространение информации о грядущем мероприятии через Интернет - способов много, остается выбрать наиболее для вас подходящие. Здесь вам придут на помощь рекламные агентства.

Прорекламировать свое мероприятие в Интернет вам помогут специальные порталы и сервисы. Такие сервисы способны если не полностью провести Вас через все этапы организации бизнес-мероприятия, то как минимум существенно облегчить его проведение, взяв на себя информационную часть работы. Примером такого портала может послужить http://www.vahu.ru.

Зарегистрированные здесь компании получают доступ к мощным инструментам работы с мероприятиями и прекрасную возможность прорекламировать грядущее событие. Вы можете зарегистрировать свое мероприятие в системе, выложить любую необходимую информацию о нем, оповестить потенциальных участников, разослав им приглашения, здесь же ваши гости смогут подтвердить свое согласие на участие в грядущем мероприятии. Портал предоставляет широкие возможности для общения с зарегистрированными участниками мероприятия - вы можете оповестить их, если в условиях проведения события что-то изменится, организовать форум, посвященный мероприятию. По итогам мероприятия можно сформировать отчет и выложить его, вместе с прочими итоговыми материалами, на страницу своей компании.

Информационная поддержка ваших бизнес мероприятий - http://www.vahu.ru

Комментарии

К этой статье пока нет комментариев. Станьте первым! У нас гости не могут комментировать статьи. Пожалуйста авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы прокомментировать.

Свежие комментарии

Ну, вот это я понимаю, настоящая инструкция для тех, кто хочет не просто «привет, как дела», а чтобы дамы сами в личку ломились! Как говорится, техник...

Читать >>

Куклы-обереги действительно имеют глубокий символизм и интересную историю, которая часто теряется в современных интерпретациях. Например, многие не зн...

Полностью поддерживаю подход, описанный в статье! Рисование — не просто творческое занятие, а ключевой инструмент для развития ребёнка. Как детский пс...

Интересная подборка ошибок, но не могу не высказать скепсис по поводу части рекомендаций. Например, о зарядке только до 80% — это логично с техническо...

Работал соцработником пару лет, и вот что не написали: это не только помощь людям, но и куча бумажек, отчётов и согласований. Бывает, половина времени...