Лебединая песня: как перенести шок от отмены крупного мероприятия в гостинице

Категория: Деловые услуги | Автор: fashioner | Опубликовано: 23.05.2009

Слово отмена не сулит ничего приятного. Только не в моем мире. Это мрачное, вредное, злое словечко, которое не хочется говорить слишком громко. К сожалению, в сегодняшние сложные времена в экономике, должен признать, что это слово произносится все чаще и чаще.

Я выписал несколько примерных, ничего не гарантирующих советов, некоторые из них будут полезны вам в этих болезненных случаях, когда приходится отменять какое либо крупное мероприятие. Но прежде, должен обратить внимание на те ужасные убытки, которые может принести отмена мероприятия. Они в состоянии действительно обанкротить вас. Отмена мероприятия может стоить людям работы. Даже если гостинице посчастливица сдать места и номера, зачастую это случается по «пожарной» цене, что выливается в значительно более низкую доходность, чем изначально прогнозировалось. Даже штрафные санкции полученные за отмену мероприятия, обычно прописанные в контрактах, не в состоянии в полной мере нивелировать понесенные финансовые убытки. Очевидно, если вы вынуждены отменить конференцию, то у Вас и без этого навалом сложностей c которыми приходится возиться.. Но если только есть хотя бы минимальный шанс пойти дальше с ее реализацией – немного все видоизменить таким образом, что она все же сможет состояться – это все же лучше чем окончательная отмена. Все таки если отмена предрешена, ниже изложен ряд предложений, которые помогут минимизировать ущерб организаторам корпоративных мероприятий..

Отложить vs Отменить.

Вариант как избежать огромных санкций за отмену и большого числа неприятностей – это просто выбрать дату в будущем для переноса вашего мероприятия. Даже если это случится полгода спустя, перенос даты, нежели перманентная отмена – действительно лучшее решение.

До того как пойти на тяжелый телефонный звонок в отель, основательно подготовьтесь. Может ли предложение новой даты или каких либо других возможных чисел быть рассмотрено. Многие отели позволяют замену чисел без каких либо санкций, если вы подготовлены и знаете что к чему. Ответственный за планирование, который заявляет, что дата проведения форума изменится с 1 Марта на 7 Сентября обретет больше понимания чем тот работник, который пробормочет, что считает что наверное, если возможно, очень хочется передвинуть дату с весны на зиму.

Сделайте мне предложение.

Наверняка – перенос запланированного мероприятия стоит гостиницу денег. Наверняка имелись разные бизнес предложения которыми не воспользовались, было потрачено время на переговоры и заключение контракта, будет необходимо дополнительное время на поиск замены и повторный букинг, даже если не принимать в расчет пониженные цены, чтобы стимулировать интерес к этим датам. (Время от времени если вы готовите встречу, поищите горячие предложения от гостиниц, может так выйти что вы найдете отличные предложения от гостиниц, в которых произошла отмена мероприятий}. Я бы предложил вам обстоятельно просмотреть соглашение, чтобы точно выяснить те денежные убытки, которые вам угрожают.

По секрету, но: Финансовая служба в отелях зачастую сильно перегружена. И последнее дело, которым они рады были бы заниматься, это вычислять неоплаченный счет за отмену или привлекать коллекторские предприятия (которые заберут себе 40% от долга) и время и затраты, требующиеся на подобные действия, обычно не выгодны (если конечно речь не идет о грандиозных масштабах). Осознавая все это вы можете попробовать договориться.

К примеру: Скажем, ваши пени за отмену составит 14 тыс. долларов. Вы можете сделать предложение на сумму 4 тысяч с оплатой сегодня. Если это справедливое предложение, некоторые гостиницы примут это, нежели последуют по обременительному и непростому пути сбора долгов. Время – здесь центральный фактор. Затея не пройдет, если вы предложите перевод денег в течение полугода. Это должно выглядеть привлекательно.

В зачет будущих мероприятий.

Крайне трудно представить, что гостиница откажется от пени совсем.. но что вам стоит спросить об этом. Если вы частый клиент или ваша компания представляет отличный источник денег – вам могут позволить уйти безнаказанно. Допустим - нет, вы имеете возможность попытаться договориться, что оплаченный вами штраф будет считаться предоплатой за будущее мероприятие. Вам едва ли обязательно знать, что это будет за мероприятие (хотя это было бы полезно), большинство гостиниц дадут вам целый полгода на обдумывание этого. Таким образом отель все же получит от вас задаток на будущее выполнение договорных обязательств, но все таки вы не окончательно потеряете надежду не так бессмысленно расстаться с тяжело заработанными деньгами. Некоторые гостиницы могут указать, что в счет депозита зачтется лишь доля штрафа, но тем не менее это лучше чем потерять все полностью.

Позвоните другу.

В этом тесном мире всегда что то организовывается. Все знают всех (по крайней мере кто-нибудь может быть знакомым с нужными людьми). Но до поры до времени никто кроме вас не знает что вы намерены отменить мероприятие над которым мучались последние 3 недели. Может кому-нибудь понадобится ваше помещение. Попробуйте предложить это. Неважно кто это будет. Попробуйте полистать телефонные справочники предприятий, обзвонить ассоциации по проведению семинаров и т.п. Твой друг женится? Гимназии вашего отпрыска нужна площадка для выступления? Все что вы сможете придумать может сработать.

Вперед в будущее

Жизнь была бы намного проще если бы вы могли заглянуть в будущее. По мере прогресса, я уверен, в скором времени это будет осуществимо. Но до тех пор, все что мы можем использовать - собственное {мнение и знания. Быть проактивным поможет избежать лишней головной боли. Изучайте свой договор, представляйте, что подписываете и на что даете свое добро. Если вы не уверены наверняка что мероприятие пройдет - не заключайте договор. Если вам кажется слишком высокой величина штрафа - обговорите ее снижение. Есть ли у события история или оно проходит впервые? Есть ли какие-нибудь признаки, что мероприятие может сорваться? Медикаменты никогда не запустят в производство, до тех пор пока препарат не одобрен минздравом. Имеется ли шанс что директор фирмы не захочет продолжать или прикажет выбрать иное место?
Я искренне рекомендую действовать открыто, во взаимоотношениях с партнерскими отелями. Если есть хотя бы крошечный риск отмены мероприятия, оповестите заинтересованные стороны до момента подписания договора. После подписания уже ничего не вернешь.

Авторы: Арт-Фестиваль: организация корпоративных мероприятий. Fashioner: Каталог предприятий России

Комментарии

К этой статье пока нет комментариев. Станьте первым! У нас гости не могут комментировать статьи. Пожалуйста авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы прокомментировать.

Свежие комментарии

Ну, вот это я понимаю, настоящая инструкция для тех, кто хочет не просто «привет, как дела», а чтобы дамы сами в личку ломились! Как говорится, техник...

Читать >>

Куклы-обереги действительно имеют глубокий символизм и интересную историю, которая часто теряется в современных интерпретациях. Например, многие не зн...

Полностью поддерживаю подход, описанный в статье! Рисование — не просто творческое занятие, а ключевой инструмент для развития ребёнка. Как детский пс...

Интересная подборка ошибок, но не могу не высказать скепсис по поводу части рекомендаций. Например, о зарядке только до 80% — это логично с техническо...

Работал соцработником пару лет, и вот что не написали: это не только помощь людям, но и куча бумажек, отчётов и согласований. Бывает, половина времени...