Автоматизация процессов заключения договоров страхования

Введение:

От того насколько хорошо автоматизирован процесс по заключению договоров страхования в страховых компаниях или у страховых брокеров зависят многие показатели:

• качество и скорость обслуживания страхователей при заключении договора страхования
• трудозатраты сотрудника на ввод информации в информационную систему
• качество введенной информации и возможность её обработки
• трудозатраты на информирование сотрудников компании об изменениях в условиях страхования
• разграничение конфиденциальной информации между сотрудниками компании
• механизмы контроля и мониторинга
• возможности быстрого получения необходимой информации

Основная цель автоматизации деятельности страховой компании или страхового брокера - это создание единого информационного поля, в котором будет находиться вся необходимая информация, используемая в компании. Чем больше данное информационное поле и шире охват операций, тем эффективнее работает страховая компания или страховой брокер.

Давайте рассмотрим процесс и схему наиболее распространенного варианта учета договоров страхования:

Варианты схемы могут быть различными, но в большинстве случаях деятельность компаний полностью не автоматизирована, в связи, с чем остается так называемый "ручной труд". Он может проявляться в разных вариантах:

• ввод информации в систему оператором или агентом на основании заключенного договора страхования, либо загрузка из файлов, что требует дополнительных трудозатрат;
• передача методической информации о условиях и порядке расчета страховой премии по различным страховым продуктам;
• передача данных из информационной системы сотрудникам отдела продаж;
• двойная работа по отражению информации в различных базах данных (например в страховом учете и бухгалтерском).

В каждой конкретной ситуации возможны различные варианты, бывает, что информационная система вообще отсутствует и учет ведется подручными программами.

В результате, при экономии на автоматизации бизнес-процессов, компании ежедневно теряют в производительности труда, что проявляется на качестве предоставляемых ими услуг и как следствие, конкурентоспособности. Также снижается оперативность и качество принимаемых решений, из-за отсутствия в нужный момент финансовой и управленческой информации.

Давайте рассмотрим пример автоматизации страхового учета с использованием решения АДС: "Учет договоров страхования 8.2", который разработан компанией "АДС Софт" на основании многолетнего опыта работы по автоматизации деятельности страховых компаний и страховых брокеров.

Возможности программного решения:

• организация работы агентов в режиме on-line с информационной базой данных, даже при слабых каналах связи (достаточно скорости работы GPRS- соединение с мобильного телефона)
• учет договоров страхования (автострахование, имущество, НС, ОСАГО)
• автоматический расчет премии (калькулятор)
• автоматизация пролонгации договоров страхования
• печать полисов, заявлений и прочих бланков
• учет оплат и счетов на оплату по договорам страхования
• учет комиссионного вознаграждения
• учет бланков строгой отчетности (БСО), закрепленных за ответственным сотрудником и местом хранения
• получение управленческой отчетности по договорам и статистике их заключения, оплатам и просроченным платежам, о необходимости пролонгации договоров, срок действия которых заканчивается, по местонахождению бланков и их количестве и прочей информации
• рассылка смс-сообщений (уведомлений)
• обмен данными с программой 1С: Бухгалтерия 8 в автоматическом режиме, или осуществление обмена с другими системами при помощи внешних файлов

С точки зрения безопасности и защиты конфиденциальной информации, решение АДС: "Учет договоров страхования 8.2" позволяет организовать работу пользователей только со своими договорами страхования, которые они заключили. В свою очередь многоуровневая структура пользователей позволяет руководителем видеть информацию о договорах по подчиненным им сотрудникам. А механизмы настроенных ролей позволяют ограничить функции сотрудников, при работе с информационной системой.

Процесс автоматизации страхового брокера или страховой компании , можно разделить на зоны и рассмотреть каждую:

1. Автоматизация процесса заключения договоров страхования
2. Автоматизация учета бланков строгой отчетности
3. Автоматизация страховой бухгалтерии

Описание процесса:

• Выбора страховой компании (при обращении к страховому брокеру)
• Сбора информации о страхователе, допущенных к управлению ТС и прочих контрагентов
• Создания ксерокопий всех необходимых документов
• Заполнения страхового полиса, квитанций А-7 и прочих бланков строгой отчетности
• Получения денежных средств от страхователя

Решение задачи:

Рассмотрим, каким образом можно автоматизировать работу страхового агента и фронт-офиса с использованием решения АДС: "Учет договоров страхования 8.2"

Благодаря возможности работы с базой данных через web-браузеры при минимальном канале связи, необходимость в двойной работе по оформлению и вводу информации в базу данных отпадает. При встрече с клиентом агент сразу вводит информацию в базу данных, на основании которой он может распечатать страховой полис, заявление или другую печатную форму предусмотренную продуктом страхования. Дополнительно, при заключении договора страхования ОСАГО, он может в автоматическом режиме рассчитать размер страховой премии.

При осуществлении оплаты договора страхования, агент выписывает страхователю квитанцию А-7 и принимает денежные средства. Факт приема денежных средств отражается в системе и моментально становится, виден руководителю. Кроме этого при вводе данных договора страхования в систему, происходит списание бланков строгой отчетности в автоматическом режиме, и как следствие не требует предоставления соответствующих отчетов от материально ответственного лица.

Учитывая, что вся информация введена в базу данных, ничего не мешает агенту и руководителям получать всю необходимую информацию о просроченных платежах, о договорах страхования, действие которых в скором времени будет прекращено, в режиме реального времени.

Ещё один плюсом можно считать, что при изменении условий страхования, или печатной формы, нет необходимости руководителю оповещать сотрудников об этом, для этого достаточно произвести необходимые настройки в информационной системе из бэк-офиса и актуальная информация сразу станет доступна. Дополнительная опция "Модуль СМС-информирования" позволит организовать информирование клиентов о пролонгации, напоминания по взносам или, к примеру, направлять поздравления.

Положительные выводы:

• отсутствует необходимость в двойной работе при заключении договора страхования;
• процесс ввода данных в систему выполняется на местах, при заключении договора;
• автоматическая печать полисов, сокращая время агента;
• автоматический расчет страховой премии (калькулятор), сокращает время агента;
• отражение изменений в условиях страхования осуществляется незамедлительно и без обязательного информирования агентов;
• руководители получают информацию в режиме реального времени;
• агентам предоставляется необходимая информация для работы с клиентами (пролонгация, оповещение о не уплаченном страховом взносе);
• автоматизирован процесс учета бланков строгой отчетности.

Описание процесса:

Процесс учета бланков строгой отчетности доставляет неудобства, как для страховой компании, так и для страхового брокера. По причине большого количества бланков и их видов. Принципиальных отличий между учетом страховых компаний и брокеров нет, есть небольшие отличия в документообороте.

Наиболее сложный процесс - это инвентаризация, проводимая в компании, при отсутствии единой информации по бланкам данная процедура становится особенно тяжелой. Кроме этого желательно учитывать состояния каждого бланка строгой отчетности (чистый, испорченный и прочие).

Решение задачи:

Программный продукт "АДС: Учет договоров страхования 8.2" позволяет полностью автоматизировать процесс учета бланков строгой отчетности и отразить весь документооборот. В программе предусмотрена настройка для каждого вида бланков, например, информацию о полисах ОСАГО требуется хранить и проверять в разрезе состояний, таким образом, программа не пропустит списание бланка при заключении договора, который имеет статус "украден". Программа заблокирует данную операцию и предотвратит ввод невозможной информации. А для общенумерных бланков, например, можно убрать настройку проверок, т.к. особой ценности для компании они не представляют.

Программа предусматривает загрузку начальных остатков, с помощью специального механизма в автоматическом режиме, что облегчает ввод правильной информации при начале работы с системой.

Программа позволяет вести учет поступивших, перемещенных и списанных партий бланков, в разрезе каждого бланка или диапазона бланков. Кроме этого при заключении договора страхования агентом, списание бланка происходит автоматически, что не требует дополнительных действий со стороны агента.

Система отчетов позволяет просматривать информацию о местонахождении конкретного бланка или диапазона бланков, историю его движений, и остатках в разрезе каждого материально ответственного лица.

Положительные выводы:

• отражение любого перемещения бланков в единой системе в режиме on-line
• быстрый просмотр текущего количества и состояний бланков в разрезе каждого материально ответственного сотрудника
• возможность быстрого определения необходимости выдачи бланков
• контроль над операциями и невозможность некорректного отражения в системе
• автоматизация инвентаризации проводимой в компании
• сокращение трудозатрат сотрудников на поиск бланков

Описание процесса:

Очень часто страховой учет ведется отдельно от бухгалтерского учета. При данной схеме существуют процессы, требующие автоматизации:

• отражение договоров страхования
• отражение оплат по договорам страхования
• начисление комиссионного вознаграждения
• отражение операций по бланкам строгой отчетности

Зачастую данные операции производятся в "ручном режиме", что требует трудозатрат со стороны бухгалтера.

Решение задачи:

В прикладном решении "АДС: Учет договоров страхования 8.2" данные процессы автоматизированы для работы с программой 1С:Бухгалтерия 8, с помощью планов обмена (аналогично механизму обмена данными между программами 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей или 1С:Зарплата и управление персоналом). Таким образом, например, при получения платежа через систему клиент-банк, после загрузки его в систему 1С: Бухгалтерия 8, информация о данном платеже, с обменом данными, мигрирует в информационную базу данных АДС: Учет договоров страхования 8.2. Или в обратную сторону будет мигрирована информация по договорам страхования, размеру комиссионного вознаграждения.

Положительные выводы:

• страховая информация автоматически отражается в бухгалтерской программе и снимается нагрузка с работы бухгалтера
• исключаются ошибки, вызванные человеческим фактором
• информация отражается по мере её поступления и напрямую не зависит от работы бухгалтера

Таким образом, использование решения учет договоров страхования на платформе 1С: Предприятие 8.2, в качестве единой информационной системы для учета страховых операций, откроет перед страховой компанией или страховым брокером новые возможности по контролю и получению информации в режиме реального времени.

Внедрение данного решения позволит:

• получать управленческую отчетность и осуществлять контроль над деятельностью компании в режиме реального времени;
• автоматизировать процесс заключения договоров страхования и избавиться от двойного труда;
• разграничить конфиденциальную информацию о договорах страхования;
• автоматизировать учет бланков строгой отчетности, отражения взносов и комиссионного вознаграждения;
• автоматизировать обмен данными между страховым и бухгалтерским учетом;
• предоставить инструменты руководителям и агентам для работы с клиентами компании;
• предоставить новый сервис клиентам в виде "смс-информирования";

С уважением, "АДС Софт"