Как вести учет при сдаче помещений в аренду

При заключении арендного договора, арендодатель должен предоставить свое имущество для временной эксплуатации арендатору, вести учет текущей аренды. Сдают в аренду исключительно объекты, которые не могут потерять свои натуральные свойства при эксплуатации. Они называются не потребляемыми. В данную категорию входят торговые площадки, офисы, здания. Арендодателем считается любое лицо, у которого есть право на распоряжение конкретным имуществом. Если таких лиц несколько, то необходимо получить разрешение у других собственников. Арендатор имеет право сдавать арендуемый объект в субаренду, если такая возможность предусмотрена в договоре.

Как устроены договорные взаимоотношения с субъектами

Недвижимое имущество, которое арендодатель сдает, а арендатор берет во временное пользование, отображается в соответствующем договоре. Учет текущей аренды, осуществляется, и у арендатора, так и арендодателя

Договорные взаимоотношения между арендодателем и арендатором фиксируются путем регистрации договора в госоргане. В случае с коммерческими, торговыми, а также офисными помещениями минимальная продолжительность аренды составляет 12 месяцев. Точные сроки аренды, а также схема внесения платежей отражаются в соответствующем разделе договора. После завершения действия договорных отношений, имущество возвращается арендатору.

Арендуемая, либо же сдаваемая во временное пользование недвижимость, отражается в бухучете обособлено. На момент действия арендного договора объекты недвижимости продолжают числиться на балансе собственника. Договорные арендные отношения предполагают, что арендатору предоставляются только право на пользование. Также ему положены доходы, полученные от использования объекта.

В договоре должна четко прописываться схема распределения расходов на обслуживание помещения, здания между арендодателем и арендатором:

• затраты на проведение ремонта;
• затраты на модернизацию.

Учет арендных площадей производится в соответствующих документах. Начинается он с фиксации передачи объекта в пользование. Основные средства арендодатель отражает обособленно. Для этого используется счет 01 и соответствующий субсчет. Основные средства отражаются по их начальной стоимости.

Арендатор, соответственно, вносит информацию об арендуемом объекте на счет 001. В отчетность заносится сумма, согласно договору аренды.

Пример учета текущей аренды у арендодателя:

• начисляемые арендные платежи заносятся на счет 76 по дебет и счет 91 по кредиту (актуально для случаев, когда сдача в аренду не относится к основному направлению деятельности бизнеса);
• во всех остальных случаях платежи являются выручкой, отображаются на счете 62 по дебету и счете 90 по кредиту;
• НДС отражаются следующим образом – счет 90 по дебету, счет 68 по кредиту.

У арендатора текущая аренда учитывается в издержках. Арендные платежи отражаются на счетах 25, 26 по дебету и счете 60 по кредиту. НДС, соответственно, учитывается на 19 счете по дебету и 60 по кредиту.

С целью сокращения расходов и повышения эффективности бизнес-процессов текущий учет аренды принято автоматизировать. В ручном режиме работать с большим перечнем недвижимых объектов сложно и нецелесообразно. Облачный сервис АрендаСофт призван улучшить бюджетный учет аренды помещений, повысить качество и скорость клиентского обслуживания, сократить количество рутинных операций.

Пользователям софта предлагаются следующие функции:

• создание карточек по каждому клиенту с отображением контактной информации, реквизитов, данные достаточно внести в систему один раз;
• создание базы данных объектов недвижимости, отображение загруженность площадей на графической схеме;
• учет договоров по каждому объекту и клиенту;
• автоматизация документооборота с бухгалтерией;
• учет операций по текущей аренде, напоминание клиентам о платежах в автоматическом режиме, нужно лишь один раз задать начальные критерии по рассылке;
• формирование аналитических графиков, таблиц и отчетов по основным показателям деятельности бизнеса;
• интуитивно-понятный интерфейс, доступ к системе с любого современного компьютера или планшета, подключенного к Интернету.

Облачный сервис создавался исходя из реальных потребностей арендодателей. Также разработчиками был использован личный опыт в области оптимизации бизнес-процессов.