Самое важное, что нужно сделать перед подачей любой заявки – это получить квалифицированную электронную подпись. Сделать это могут только специальные удостоверяющие центры, которые имеют аккредитацию Министерства связи РФ.
Чтобы заявка участника была рассмотрена к ней нужно обязательно приложить:
- Пакет необходимых документов.
- Банковская гарантия или залог.
Важно помнить, что отзывать заявку или менять ее содержание можно лишь до окончания срока подачи. Если это условие будет нарушено, то участник может быть снят с тендера или оштрафован.
Подать заявку на участие в тендере можно как в письменном, так и в электронном виде. В первом случае заявление отправляется «Почтой России», а на конверте обязательно должно быть указано название лота. В редких случаях организации могут потребовать заявление в нескольких экземплярах.
Для разных видов тендеров существует своя документация, перечень которой нужно всегда уточнять перед подачей заявки. Однако для всех видов контрактов имеется общий список документов, который понадобиться Вам в любом случае.
- Выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).
- Учредительные документы.
- Решение об одобрении крупной сделки.
- Паспорт.
- СНИЛС.
- Техническое предложение по форме 2.
- Декларация о принадлежности к СМП.
- Декларация о соответствии общим требованиям к участникам закупки.
- Документы о соответствии качества товара, работ, услуг.
Где взять эти документы?
— Устав, Лист записи ЕГРЮЛ (ЕГРЮП), ИНН, Протокол о назначении директора, договора аренды, сертификаты и др. – у собственника;
— Справка из ИФНС, выписка из ЕГРИП – в налоговой инспекции (на сайте налоговой);
— Налоговая декларация, бухгалтерский баланс, некоторые справки и др. – у бухгалтера.
Однако, для разный видов закупок может быть предусмотрена дополнительная документация. Для аукционов, конкурсов, запросов котировок и запросов предложения он будет отличаться. Информация, представленная ниже, поможет понять, какой полный перечень документов может понадобиться Вам при подаче заявки.
Как подготовить документы для аукциона
Аукционы подразделяются на открытые и закрытые. Информация об открытых торгах доступна неограниченному кругу лиц, в закрытые же допускаются только по специальному приглашению.
При подготовке заявки к аукциону необходимо проверить установлено ли в извещении Заказчиком обеспечение заявки. Если установлено, то указанную сумму необходимо перечислить на свой спец счет.
Заявка к аукциону всегда делится на две части. Они подаются одновременно. В первой части заявки нельзя указывать никаких сведений об участнике, иначе заявку отклонят. В эту часть заявки входят: согласие на поставку товара, выполнения работы, оказание услуг и конкретные показатели поставляемых товаров, если тендер предполагает их использование.
Эта часть заявки одинакова для всех видов тендеров. В неё входят: сведения об организации, полномочия руководителя и лица, подающего заявку, учредительные документы, декларация соответствия, решение / протокол о крупной сделке, выписка из ЕГРЮЛ. Все эти документы достаточно загрузить один раз при регистрации.
Как подготовить документы для конкурса
Конкурс также может быть открытым и закрытым. В данном виде закупок подразумевается, что заказчик будет выбирать исполнителя не только исходя из цены, но и на основании других параметров. Например, соотношения цена / качество.
Как и в любом другом тендере, всю информацию по документации для конкурса можно получить из извещения. Важным пунктом при подготовке заявки к конкурсу являются критерии оценки заявки, именно там указано, что еще влияет на выбор победителя. В большинстве случаев 60% успеха составляет цена и 40 % остальные критерии. В конкурсной документации есть необходимые к заполнению формы, а также перечень документов, которые Вам необходимо подготовить.
Заявка на участие в открытом конкурсе в электронной форме состоит из двух частей и предложения о цене контракта, сумме цен единиц товара, работы, услуги. Предоставляется на ЭТП в виде 3-х электронных документов одновременно.
Первая часть заявки должна содержать:
- Согласие на поставку товара, выполнение работы или оказание услуги на условиях, указанных в конкурсной документации (посредством функционала ЭТП).
- Предложение о качественных, функциональных и об экологических характеристиках объекта закупки (п. 3 ч. 1 ст. 32 44-ФЗ).
- Наименование страны происхождения товара, если этого требует ст. 14 44-ФЗ о национальном режиме.
- Конкретные показатели товара, согласно условиям документации, товарный знак (при наличии).
- Эскиз, рисунок, чертеж, фотографию, иное изображение товара (при необходимости).
Вторая часть заявки должна содержать:
- Наименование, место нахождения (для юридического лица), почтовый адрес, ИНН учредителей, членов коллегиального исполнительного органа, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа участника, ФИО, паспортные данные, место жительства контактный телефон.
- Копии документов, подтверждающих соответствие товара, работы или услуги требованиям, кроме случаев, когда такие документы передаются вместе с товаром согласно законодательству РФ.
- Декларация соответствия участника требованиям, установленным заказчиком (п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ), а также декларация о соответствии требованиям, установленным в п. 3 — 9 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ.
- Подтверждение права участника на получение преимуществ согласно ст. 28 и 29 44-ФЗ.
- Документы, предусмотренные нормативными правовыми актами, о применении национального режима (ст. 14 44-ФЗ).
- Подтверждение квалификации участника. При этом отсутствие этих документов не является основанием для признания заявки не соответствующей требованиям документации.
- Декларация о принадлежности к СМП или СОНКО согласно ч. 3 ст. 30 44-ФЗ (предоставляется с помощью функционала электронной площадки).
Как подготовить документы для запроса котировок
Победителем данных торгов признается тот участник, который предложил максимально низкую цену. Заказчик может просто разместить извещение на сайте информационной системы, а может, помимо этого, еще направить запрос не менее чем трем поставщикам.
Порядок подачи этой заявки является самым простым из всех. Вам нужно только заполнить форму из стандартной документации к тендеру и назначить цену за выполнение заказа. Победителем тендера становится участник, который назначил наименьшую стоимость выполнения. Цена заказа назначается один раз.
Как подготовить документы для запроса предложений
Извещение о запросе предложений размещается в единой информационной системе и предназначается неограниченному числу участников, победителем становится тот, чье предложение лучше подходит для объекта закупки.
Процесс запроса предложений почти ничем не отличается от подачи заявки на Конкурс, за исключением двух моментов:
- Участники могут отправить ещё одно предложение уже после окончания периода подачи заявок.
- Заключение контракта не является обязательным пунктом. Правда, для того, чтобы этого избежать придётся обосновать причину отказа.
Рекомендации по подготовке документов для тендера
- Обязательно учитывайте, что список документов для некоторых закрытых тендеров может немного отличаться от общепринятого списка. Их точный перечень можно уточнять у организатора или отслеживать на его сайте.
- Помните о том, что предоставлять документы необходимо в актуальной редакции. Часть из действует определенный период времени или может изменяться в зависимости от обстоятельств.
К числу таких документов относятся:
— ЕГРЮЛ (ЕГРНИП) – 1 раз в месяц;
— справка из ИФНС – 1 раз в месяц;
— Устав, ОГРН, ИНН, лицензии и др. – в случае внесения изменений.
Поэтому уделите этим документам особое внимание.
- Внимательно изучайте закупочную документацию заказчика на предмет ошибок. Они чаще всего возникают в характеристиках товара.Это может быть, как признаком недобросовестности заказчика, так и случайная оплошность неквалифицированного сотрудника.
Если вы обнаружили ошибки в документах, то можете подать запрос на дачу разъяснений. Для этого необходимо воспользоваться функционалом электронной площадки и руководствоваться предложенным алгоритмом действий.
- Не забывайте также внимательно подойти к подготовке документов, со своей стороны. Малейшее упущение и Ваша ошибка может привести к отклонению заявки.
- Если Вы на регулярной основе участвуете в тендерах, то обязательно создайте список необходимых документов — это уменьшит время на подготовку. Храните все документы в быстром доступе. При первой подготовке документации могут возникнуть трудности. Если перед глазами у Вас будет список, то это значительно упростит и ускорит процедуру подачи заявки.
- Составляйте опись документов при каждой новой подаче заявки. Таким образом Вы не пропустите никаких важных моментов.
https://norma24.ru/news/17