КАТАЛОГ СТАТЕЙ.
Авто и Мото (2082)
Бизнес (6345)
Дом, семья, дети (4269)
Досуг и Юмор (674)
Еда (832)
Здоровье (3964)
Искусство (1676)
Компьютеры и Интернет (4285)
Мода, стиль (1655)
Наука (1634)
Образование (1346)
Общество (3045)
Окружающий мир (794)
Промышленноcть, оборудование (1974)
Связь (479)
Секс, любовь, отношения (960)
Спорт (935)
Справочная информация (270)
Страны, путешествия (1843)
Строительство и ремонт (7579)
Транспорт и логистика (467)
Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1
Категория: Консалтинг
| Автор: witosmaster
| Опубликовано: 13.08.2010
Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.
Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.
Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».
Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:
Внедренное решение должно обладать:
- Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
- Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
- Средствами обнаружение старых данных и документов
- Средствами передачи информации в архив
В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:
- Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
- Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
- Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
- Осозновать как категоризировать и структурировать данные
- Знать как отыскивать документы
- Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
- Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению
Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.
Источник: IT-Brama
