Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Категория: Консалтинг | Автор: witosmaster | Опубликовано: 13.08.2010

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т.е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:

Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения

Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»

Средствами обнаружение старых данных и документов

Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:

Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом

Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале

Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать

Осозновать как категоризировать и структурировать данные

Знать как отыскивать документы

Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно

Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.

Open in Google Docs Viewer

Open link in new tab

Open link in new window

Open link in new incognito window

Download file

Copy link address

Edit PDF File on PDFescape.com

Источник: IT-Brama

Комментарии

К этой статье пока нет комментариев. Станьте первым! У нас гости не могут комментировать статьи. Пожалуйста авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы прокомментировать.

Свежие комментарии

Комментарий эксперта: Как изменения в налоговом законодательстве 2025 года перевернут привычный бухга...

Читать >>

Узбекистан является одним из крупнейших производителей текстильной продукции в Центральной Азии. Страна исторически специализировалась на выращивании ...
Читать >>

Читая статью про "зарождение инвестиций в Древнем Вавилоне", поймал себя на мысли, что мы упорно пытаемся натянуть современные экономические концепции...
Читать >>

Если раньше много времени уходило на подготовку материалов для конкурса, отправке по почте, то теперь это намного проще. И доступнее для каждого учите...
Читать >>

Зря вы так про аниме, есть прям крутые ужастики, с кровью и кишками, а есть где головой думать надо. К примеру доктор Стоун....
Читать >>