Приходный кассовый ордер

Хозяйственная деятельность любого предприятия сопровождается документальным оформлением каждого действия. Обращение наличных денежных средств – не исключение. Движение их по кассе отражается в приходных и расходных ордерах – унифицированных первичных документах бухгалтерского учета.

Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, оформляемый бухгалтерией при каждом поступлении денежных средств в кассу предприятия (КП).

ВАЖНО! Действующее законодательство, а именно Указание ЦБ №3210-У, освобождает от обязанности вести учет приходных и расходных операций только индивидуальных предпринимателей. Остальные экономические субъекты должны отражать движение наличных денежных средств в Журнале учета (форма КО-3).

Согласно п. 15 Положения о порядке ведения бухучета в РФ, первичная документация составляется на момент совершения хозяйственной операции или по окончании рабочей смены. Именно поэтому оформление бланка ПКО должно осуществляться в день поступления наличных средств в КП, в противном случае документ признается недействительным или отсутствующим.

Руководство предприятия может скачать образец приходного кассового ордера в интернете, а затем распечатать бланки для дальнейшего заполнения от руки. Еще один вариант – создать приходник онлайн при помощи специального сервиса и распечатать уже готовый документ. Действующее законодательство не запрещает экономическим субъектам вести документооборот в электронном виде, однако по требованию других участников хозяйственных операций или контролирующих органов руководство предприятия обязано предоставить все необходимые данные в бумажном виде.

РКО является бланком строгой отчетности, фиксирующим выплату наличных денег из КП. Форма заполняется в следующих случаях:

• инкассация денежных средств;
• возврат ранее оплаченного товара;
• выдача подотчетных средств;
• расчет с поставщиками;
• оплата услуг сторонних организаций;
• выдача средств на нужды предприятия.

В отличие от приходников, РКО необходимо оформлять на каждую операцию отдельно. Кроме сотрудников организации, выдавшей средства, подпись на документе ставит лицо, получившее указанную в бланке сумму. Порядок заполнения расходного ордера регламентирован законодательством, отсутствие документа или неправильное оформление грозит руководству организации штрафом.

Следует знать! Расходный ордер может быть заполнен, как и ПКО онлайн или от руки – все зависит от того, какой способ ведения документооборота выбирает организация.

Как и говорилось ранее, бланк ПКО нужно заполнять при поступлении наличных в КП. Основанием для оформления документа служит:

• получение выручки от продажи товаров и услуг;
• возврат выданных ранее и неизрасходованных подотчетных денежных средств;
• обналичивание денег с расчетного счета организации;
• получение взносов в уставный капитал;
• возврат выданного ранее займа;
• излишек в КП на конец рабочего дня.

Для оприходования общей выручки за рабочую смену, в конце дня может быть оформлен один ПКО.

ПКО – документ установленной Постановлением № 88 (от 18.08 1998) формы. Действующее законодательство обязывает использовать бланк КО-1 все бюджетные организации, ИП и юридические лица вправе разработать форму отчетности самостоятельно. Как будет выглядеть бланк значения не имеет, главное, чтобы документ содержал в себе следующие реквизиты:

• наименование;
• дату составления;
• наименование организации, составляющей документ;
• факт совершения действия и его основание;
• сумму, поступившую в кассу организации;
• подписи должностного лица, принявшего ДС, и главного бухгалтера.

Бланк приходника состоит из двух частей:

1. Основная. Заполняется кассиром и подкрепляется к кассовому отчету за день.
2. Квитанция. Заполняется кассиром и передается вносящему денежные средства лицу.

Приложением к ПКО служат кассовые или товарные чеки, квитанции и иные платежные документы, используемые в качестве подтверждения факта получения денежных средств.

Бланк ПКО может быть заполнен как от руки, так и на компьютере. Бумажный вариант документа заверяется компетентными должностными лицами. При ведении документооборота в режиме онлайн приходный ордер подписывается электронными факсимиле. Для правильного заполнения формы экономическому субъекту необходимо отразить следующие моменты:

Заполненный от руки или онлайн ПКО заверяется подписями кассира и главного бухгалтера.

На заметку! В случаях, когда должность главного бухгалтера не предусмотрена уставом организации, подписывать документы первичной отчетности должен непосредственно руководитель предприятия.

К оформлению приходных кассовых ордеров предъявляются строгие требования:

1. Все поля бланка должны быть заполнены достоверной информацией.
2. Документ не должен содержать помарок, исправлений, ошибок.
3. Заполнение формы карандашом недопустимо.

После полного заполнения формы квитанция отрезается, а номер ПКО вносится в регистр ордеров.

Действующее законодательство не предусматривает штрафных санкций за неправильное оформление приходных ордеров. Однако при проведении налоговой или аудиторской проверки документ, содержащий помарки, исправления, некорректную информацию, может быть признан отсутствующим. Следует отметить, что такое решение неправомерно, что и подтверждает судебная практика.

В случае внесения в бланк заведомо ложной информации руководство организации и ответственное должностное лицо привлекается к административной или уголовной ответственности. При выявлении факта занижения базы для расчета налогов, на организацию накладывается штраф в размере 20% от скрытой суммы, но не менее 40 тысяч рублей. Согласно ст. 15.11 КоАП, грубое нарушение установленных правил (искажение сумм более чем на 10%) влечет за собой штраф в размере до 10 тысяч рублей. Повторное нарушение в одном отчетном периоде приводит к увеличению суммы до 20 тысяч рублей или дисквалификации на срок до двух лет.

ВАЖНО! Срок давности по указанной выше статье составляет 60 дней с момента совершения противоправного действия.

Действующее законодательство регламентирует сроки хранения первичной документации несколькими законодательными актами:

1. Налоговый кодекс РФ. Согласно пп.8, п.1, ст.23, экономический субъект обязан обеспечивать сохранность первичной документации, содержащей в себе данные бухгалтерского и налогового учета организации, в течение 4 лет.
2. Федеральный закон № 402, принятый 6 декабря 2011 года. Согласно п.1, ст.29, организация обязана обеспечивать сохранность отчетности на протяжении не менее пяти лет.

Дополнительная информация! Последний документ также обязывает предпринимателей и юридических лиц обеспечить надлежащие условия для сохранности отчетности. Руководитель экономического субъекта может организовать архив внутри предприятия или заключить договор со сторонней компанией, специализирующейся на хранении документов.

Ответственность за нарушение указанных выше предписаний оговорена в Кодексе административных правонарушений. Так, отсутствие первичных документов грозит должностному лицу штрафом в размере от 5 до 10 тысяч рублей. При повторном нарушении сумма увеличивается – от 10 до 20 тысяч рублей. Нарушение правил хранения, повлекшее к потере информации, приводит к наложению штрафа в размере от 100 до 300 рублей на граждан и от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

Оформление бланков первичной документации требует от уполномоченных лиц знаний основ бухучета. Для того чтобы избежать проблем и спорных ситуаций, следует отображать в ПКО только корректные данные, а также заполнять форму по факту прихода наличных средств в КП каждый день.