Учет компьютеров в организации

Трудно представить современную жизнь без компьютеров. Тем более трудно представить без них работу офисов, организаций, различных компаний и предприятий. Сегодня практически любая сфера деятельности связана с компьютерами: работа бухгалтеров, инженеров, сметчиков, журналистов, дизайнеров и т.д. Поэтому от стабильности работы компьютерного парка организации зависит не только ее прибыль, но и ее жизнеспособность в принципе. Нетрудно содержать машины в рабочем состоянии, если их число не превышает десяти. А если их в организации десятки? Сотни? Тогда без централизованного учета компьютеров никак не обойтись. Что это? Попробуем дать определение:

Учет компьютеров в организации - составная часть управления компьютерным парком, сущность которого состоит в фиксации количества компьютеров организации, их состояния и параметров, сборе и накоплении сведений о компьютерах организации, отражении этих сведений в отчетах.

Учет компьютеров состоит из нескольких составляющих:

1. Сам непосредственный учет компьютеров, т.е. учет количества машин в организации, распределение их по офисам или отделам.

2. Учет аппаратного обеспечения организации – сбор и накопление сведений о компьютерном «железе»: инвентаризация каждой планки оперативной памяти, каждого монитора, каждой видеокарты, мышки и т.д.

3. Учет программного обеспечения – сбор и накопление сведений об установленных программах на каждом компьютере организации, их производителях, версии программ, установленных обновлениях и патчах и т.д.

Учет компьютеров в организации необходимо проводить систематически. Для чего? Для ответа на этот вопрос достаточно сказать, что сегодня компьютер – это инструмент работы, который требует постоянных финансовых вложений. И зачастую чем выше эти вложения, тем больше отдача. Учет компьютеров помогает содержать машины в рабочем состоянии, а значит, экономить деньги организации. Как?

Во-первых, учет компьютерного «железа» помогает ничего не потерять при замене комплектующих на новые или при их ремонте. Кроме того, инвентаризация аппаратного обеспечения позволяет вовремя обнаруживать пропажу или замену «железа» на неисправное или более старое, а значит, и выявлять не совсем честных сотрудников.

Во-вторых, учет программного обеспечения помогает отслеживать любые изменения состава ПО на компьютерах пользователей. Установка нелицензионного или взломанного софта является нарушением авторских прав и влечет за собой неприятные последствия для всей организации. Поэтому при учете компьютеров, в частности программного обеспечения, системный администратор должен получать сведения о разработчике установленной программы, ее размере и дате установки, номере лицензии, а также знать, нужна ли она для выполнения рабочих обязанностей или для личного пользования и т.д.

В-третьих, учет компьютеров помогает в создании сводных таблиц аппаратного и программного обеспечения компьютерного парка организации. Это позволяет выявить, какие программы требуют обновления версий, какие нужно докупить под необходимые задачи, какие комплектующие и на каких компьютерах устарели и требуют замены, а значит, и запланировать предстоящие расходы предприятия.

Задача учета компьютеров в организации чаще всего ложится на плечи системного администратора. Легче всего производить инвентаризацию компьютерного парка с помощью специализированного программного обеспечения. Оно обычно устанавливается на машину администратора и позволяет собирать информацию о компьютерах сети удаленно. Наличие домена облегчает эту задачу. Системному администратору важно иметь возможность получать уведомления, например, по электронной почте, если на подведомственных ему компьютерах произошли какие-то изменения в программном и тем более в аппаратном обеспечении, т.к. чаще всего при пропаже комплектующих ответ держать приходится именно ему.

Из всего вышесказанного становится ясно, что учет компьютеров – необходимая и важная задача, от успешности решения которой зависит работоспособность всей организации в целом. И чем чаще производится инвентаризация, тем больше нервов и финансовых средств вы экономите.