Автоматизация заведений для начинающих

  В дальнейшем будем подразумевать под заведением рестораны, бары, кафе, пабы и др.

Увеличение количества людей в городах-миллионниках приводит  к тому, что бурно развивается сегмент рынка сферы общественного питания.

В связи с этим заведений связанных с общественным питанием становится все больше и они всё разнообразней.

В некоторые заведения люди заходят посидеть и пообщаться. В другие же заходят на обед, чтобы побыстрее перекусить. Эта, как бы, незначительная мелочь, подталкивает на  планирование совсем другого типа заведения. К таким мелочам Вы и должны подходить с большим вниманием. Ведь как Вы все правильно распланируете, так у Вас и будет работать в дальнейшем. Будет ли Ваше заведение популярно и сколько клиентов Вы сможете одновременно  обслуживать – стоит над этим задуматься.

Проблема автоматизации заведений c каждым годом становится все актуальнее. Большинство владельцев заведений осознает, что контролировать этот бизнес в будущем без такой надежной системы автоматизации как, например, хPOS, просто невозможно.

Рассмотрим работу заведения на отдельных этапах. На мой взгляд, это циклическая система, вначале делается закупка товара, затем на основе купленного товара (ингредиентов) делаются блюда, эти блюда продаются и на полученные деньги от клиентов, Вы закупаете опять продукты.

 Товар при этом проходит следующие стадии:

v     Приход товара на склад.

v     Расход товара со склада. Производство блюд. Продажа блюд.

v     Инвентаризация остатков товара на складе.

Проконтролировать эти стадии  в этом POS комплекс может помочь Вам автоматизировать операции над товарами.

Задача автоматизации в небольших заведениях  - это чаще всего автоматизация отдельных бизнес-процессов, суть задачи, как правило, состоит в минимизации человеческого фактора.

В наше время бармен/кассир, даже при большом желании, не способен запомнить ассортимент и цены предлагаемого товара.

Поэтому  целесообразно будет автоматизировать действия Ваших подчиненных (бухгалтера, администраторов и др.). Тем самым сократить время и увеличить быстроту выполнения, а так же проконтролировать подчиненных на любом этапе проведения операций.

На сегодняшний день очень много компаний предлагают различные решения для автоматизации торговых предприятий, общепита, сферы услуг, и не каждый владелец заведения или предприниматель может правильно выбрать то ПО и оборудование, которое будет отвечать всем его запросам и работать на все 100 процентов. Поэтому для Вас несколько советов, которые могут помочь Вам при автоматизации Вашего заведения.

У кого покупать?

Лучше, чтоб поставщиком оборудования и настройщиком программного обеспечения была одна компания. Такие компании называются системными интеграторами. Их основная задача - решить все проблемы по поставке оборудования, его установке, а также настройке, избавляя заказчика от лишних проблем. Кроме того, следует заранее выяснить все условия компании-интегратора, подумать о технической поддержке оборудования и программного обеспечения.

Первое на что требует обратить внимание:

Главное при выборе

Если Вы не эксперт в POS-решениях, Вам будет сложно рассортировать многочисленные POS-системы и разобраться, что именно Вам нужно. Это можно сравнить на примере автомобилей. Существует множество фирм производителей различных автомобилей, но почему-то большинство людей покупают BMV, а не DACIA.

Как результат, владельцы многих заведений упускают из виду важные функции, которые могут сэкономить им много времени и средств в будущем!

Если Вы хотите избежать этой ошибки, важно обратить внимание на  выполнение следующего:

1. Корректно проанализировать потребности Вашего бизнеса

2. Создать список важных функций. Сколько времени и денег та или иная функция Вам сэкономит.

3. Установите в списке приоритетность для каждой функции.

4. Сравнить POS  системы. Одним из ключевых моментов устойчивости системы является надежность оборудования и Операционная Система (ОС).

Руководители организаций по вопросам подбора POS-программного обеспечения зачастую обращаются к местным компьютерным консультантам, но они обычно не понимают всех сложностей POS-программного обеспечения и особенностей менеджмента. Не понимают они и того, что насчитывается почти тысяча различных POS-систем, и среди них так легко можно выбрать неправильную и, как говорится, скупой платит дважды.

Каждый процесс  уникален и имеет различные потребности и подводные камни. Если Вы получите скудный совет и выберете неправильный тип системы, Ваш бизнес из-за этого будет терять Ваши деньги.

Кто  принимает  решения по выбору POS системы?!

Слишком много владельцев заведений передают ответственность выбора POS-системы сотруднику или консультанту по компьютерам, который не знаком с Вашим бизнесом. Человек, выбирающий для Вас программное обеспечение, должен иметь знания о Вашем бизнесе и иметь четкое представление, что происходит в данный момент на этом рынке.

Топ-менеджмент и другой ключевой персонал желательно должен быть вовлечен в процесс выбора и внедрения POS системы.
Никогда не доверяйте только рекомендациям консультанта или кого-то одного из сотрудников! Обговорите на собрании с коллегами (учредителями) - POS-решения сложны и могут сильно отличаться по продуктивности от типа заведения.
POS-решение слишком важно и не слишком дешево, чтоб передавать право выбора кому-либо!

После того как с ПО Вы немного разобрались, стоит перейти к оборудованию.

Какие шаги Вы должны предпринять, прежде чем выбрать  свою POS-систему и, соответственно, оценить ее стоимость?

v     Для начала нужно продумать модель работы торгового зала по обслуживанию клиентов.

v      Далее следует заняться выбором поставщика оборудования и программного продукта. Главный критерий в выборе оборудования – это его надежность, и по возможности невысокая цена. Что касается программного обеспечения, то таких критериев слишком много. Чтобы избежать ошибок, то лучше обратиться в компанию, занимающуюся автоматизацией. Они предложат оптимальный вариант, подходящий для Вашего бизнеса.

Обращаем внимания на техническую и сервисную поддержку компанией-интеграторатором в дальнейшем.

Когда Вы инвестируете в автоматизацию точки продажи или обслуживания, Вы покупаете не только продукт, но и отношения. В первую очередь, это отношения с компанией-интегратором, с которой Вы собираетесь заключить договор на обслуживание.

Почему компания-интегратор настолько важна для Вашего бизнеса?

После приобретения программного обеспечения (возможно и аппаратного), Вы будете нуждаться в получении обновлений, обучении персонала и технической поддержке. Все эти услуги должна предоставить Вам именно компания-интегратор.

Задумайтесь над этими вопросами:

• Что, если компания интегратор закроется? (Сотни таких компаний приходит и уходит каждый год - «фирмы однодневки»!)
• Что, если Вы не можете напечатать чек или у Вас возникла какая то другая незначительная мелочь?
• Что, если Вы не получаете обновления ПО именно тогда, когда Вам это необходимо?
• Что, если в программе есть ошибки, а компания-интеграторатор их не исправляет?
• Что, если Ваш персонал не обучили качественно и эффективно? Как результат – суммы отчетов продаж будут неправильными, а это влечет за собой новые расходы, неплановые издежки и пр.

Именно поэтому уровень сервиса и финансовая стабильность компании-интегратора очень важна.
Критически важно адекватно оценить компанию-интегратора, иначе могут возникнуть долгие и дорогие проблемы.

Уровень компании интегратора. Квалификации её сотрудников

Еще не было ни одного бухгалтера, кассира, бармена, администратора, который бы после обучения с первого раза разобрался с программным обеспечением и не допускал в дальнейшем ошибок. А ведь ответственность интегратора заканчивается, когда система установлена и правильно работает. За все дальнейшие ошибки персонала и связанные с этим проблемы, интегратор не отвечает.

По статистике более 95% звонков клиентов связаны не с неправильным функционированием POS системы, а с некорректными действиями пользователя, и ни производитель, ни инсталлятор ответственности за подобные проблемы не несут.

Конечно, у любого уважающего себя интегратора есть служба телефонной технической поддержки, но по телефону можно решить далеко не каждый вопрос.
Именно поэтому необходимо сразу договариваться о стоимости и условиях технической поддержки, сервиса, скорости ответной реакции, сроках ремонта и т.д.

ПО или SOFT как сейчас многие называют Программное Обеспечение.

Вам необходим спецализированный SOFT

 Что такое SOFT?

 Программное обеспечение (ПО, soft) - наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора. Другими словами -  области вычислительной техники и программирования программного обеспечения - это совокупность всей информации, данных и программ, которые обрабатываются компьютерными системами.

Рассмотрим на примере ПО – « xPOS »

В стандартную поставку хPOS, которая состоит из клиентской и администраторской части, входят всё необходимое для работы Вашего заведения:

 Клиентская часть включает в себя:

• режим для ресторана
• режим для ФастФуда
• резервирование
• режим «Бильярд»
• отчеты по текущей смене
• дисконтные системы
• и другие возможности.

Администраторская часть – всевозможные настройки клиентской части и отчеты.

Поэтому система хPOS является полным решением для Вашего заведения.

 хPOS  - открыта к дальнейшему развитию. Если у Вас возникли новые предложения, как улучшить или что  изменить в хPOS   Вы можете сформулировать Ваши предложения в письменном виде и отправить его нам по адресу  . После его получения - наши разработчики ПО рассмотрят эти поправки и, если это действительно необходимые изменения, внесут его в хPOS

Благодаря этому подходу - система хPOS     - одна из самых функциональных систем на Украинском рынке.

На сегодняшний день современное оборудование должно отвечать таким требованиям:

v     — скорость

v     — универсальность

v     — расширяемость

v     — оперативность обновления информации

v     — интерактивность

v     — выбор подключаемых периферийных устройств

v     — простота в подключении и настройке

v     — удаленное управление

v     — интуитивно понятный интерфейс

v     — быстрое обучение/переобучение персонала.

POS-терминал является удобным и качественным решением автоматизации торговли и сферы услуг. Вот не полный список заведений, где Вы  можете увидеть POS терминалы в работе

Ø      • Кафе/Бары/Рестораны/Фаст-фуды;

Ø      • Ночные клубы;

Ø      • Кинотеатры;

Ø      • Боулинг-клубы;

Ø      • Гостиницы;

Ø      • Сфера услуг;

Ø      • Выставки/презентации;

Ø      • Системы управления процессами;

POS-система — это программно-аппаратный комплекс для автоматизации работы кассиров на базе фискальных регистраторов. POS — расшифровывается как Point-of-Sale (точка продаж) или Point-of-Service (точка обслуживания).

Обычно, в состав POS-системы входит - компьютерный терминал, фискальный регистратор, денежный ящик, соответствующее программное обеспечение и произвольный набор периферии, в зависимости от специфики работы, например, считыватель магнитных карт, кухонный принтер и т.д.

Благодаря компактным размерам POS оборудования  POS система  занимает небольшое пространство на рабочем столе бармена, а продуманный дизайн и эргономичность позволяют администратору/бармену тратить минимальное время на осуществление операции заказа и оплаты.

POS терминал - аппаратно-программный комплекс, позволяющий осуществлять торговые операции. POS терминал - может накапливать и другие полезные данные (такие как количество гостей и др.) для их последующего анализа.

На нашем рынке присутствует большое количество фирм, производящих специализированное оборудование для заведения (например, такой мировой брэнд, как IBM ). Но мне бы хотелось выделить менее известную на этом рынке компанию - NCR .

NCR является одним из двух мировых лидеров по продажам POS терминалов (Clarendon Reports - "Worldwide Data Book, EPOS & ECRs").

NCR является ведущим поставщиком в области торговых, банковских и информационно-технологических решений и мировым лидером по производству и поставке не только POS терминалов, но и банкоматов и стационарных сканеров. Имея более чем 100-летний опыт работы в бизнесе, NCR предлагает конкретные решения в области финансовой, банковской и торговой деятельности. В течение двух последних десятилетий NCR предоставляет решения в области Систем Самообслуживания более чем в 80 странах во всем мире. Компания сохраняет свою лидирующую позицию на рынке за счёт того, что предлагает самые современные решения, помогающие привлекать и сохранять своих клиентов в условиях жёсткой конкурентной борьбы.

NCR помогает многим наиболее преуспевающим компаниям успешно собирать и анализировать данные с целью оптимизации методов работы с клиентами и увеличения прибыльности операций, и среди них:

• Более 75% ведущих мировых банков
• 7 из 9 ведущих мировых телекоммуникационных компаний
• 3 из 5 ведущих мировых авиалиний
• 3 из 5 ведущих мировых железнодорожных компаний

Корпорация NCR    анонсировала новую полнофункциональную модель Real POS 7402, высокопроизводительную расчетно-кассовую систему POS для больших и средних заведений.

 POS системы разработаны специально для использования с высоким и средним потоком покупателей/клиентов. Наши  клиенты  

POS системы - это аппаратные комплексы для автоматизации работы кассиров на базе фискальных регистраторов (ФР). На украинском рынке РРО "Мария-301МТМ" широко используется в сфере общественного питания. Гибкий протокол обмена, современный дизайн - все это делает незаменимым регистратор "Мария-301МТМ" в ресторанах, кафе, фастфудах. На сегодняшний день около 1000 ресторанов в Украине работают с фискальными регистраторами "Мария".

Как известно, каждое рабочее место кассира, согласно Закону о РРО, должно быть оборудовано устройством с фискальными функциями для регистрации расчетных операций при продаже товаров и предоставлении услуг.

Кроме того, все модели РРО внесены в Государственный реестр РРО.

Фискальный регистратор - это устройство, в котором нет  клавиш, характерных для кассовых аппаратов. Его внешний вид напоминает обычный принтер. Работает только под управлением внешней программы, установленной на компьютере. Регистратор обеспечивает учет количества реализованных товаров (услуг), печать чеков и других отчетных документов.

В стандартную комплектацию POS системы  входит:

- системный блок ПК (конфигурация может быть подобрана любая, по желанию клиента)

Требования к системному Блоку для Терминала. На мой взгляд, системник должен быть как можно наименьшего размера (Mini) или на базе ноутбука, а так же иметь хорошее охлаждение.

- POS монитор (как правило, Tach Screen, фирмы Elo) кассира/администратора.

Tach Screen - это специализированный монитор, который по внешнему виду напоминает TFT экран с нанесенным на него специальным покрытием, который реагирует на прикосновения к поверхности этого монитора. В связи с этим это очень удобно для работы персонала. Эта вся «конструкция» занимает намного меньше места, как если бы вместо Tach Screen был обычный монитор и в качестве манипулятора мышка или клавиатура.

- фискальный регистратор (ФР), как правило МАРИЯ 301   РРО "Мария-301МТМ" широко используется в сфере общественного питания. Мощные печатающие устройства РРО, гибкий протокол обмена, современный дизайн - все это делает незаменимым регистратор "Мария-301МТМ" в ресторанах, кафе, фастфудах. На сегодняшний день около 1000 ресторанов в Украине работают с фискальными регистраторами "Мария".  (компании РЕЗОНАНС   г.Кривой-Рог)

- кухонный принтер (для «встречек» на кухню/бар)

- бесперебойник питания (ИБП – источник бесперебойного питания), для стабильной работы POS терминала

- денежный ящик для хранения наличных денег

- card-reader для регистрации пользователей на POS Терминале.

Кассовые терминалы NCR   предлагаются по доступной цене.

Все эти модули, интегрированные вместе, представляют собой законченное рабочее место продавца (кассира). Модуль фискальной памяти у POS-системы находится в печатающем устройстве, а именно, в фискальном регистраторе. С этим связана главная особенность применения POS-систем - не требуется сертификация программного обеспечения, так как всё необходимое для фискального учёта записано во внутренней памяти устройства. Основное преимущество POS-систем такого учета в том, что нет необходимости сертифицировать программное обеспечение в государственных органах (ГМЭК, налоговой инспекции), так как все подлежащие сертификации функции выполняет фискальный регистратор. Кроме того, такие системы можно модернизировать без уведомления налоговых органов.

После осознания необходимости перехода на автоматизированную систему взаимодействия с клиентом, многие руководители задумываются: «Зачем нужно покупать POS-терминал, если то же программное обеспечение можно установить на любой ПК и сэкономить при этом часть денежных средств

Ответ прост: «POS-терминалы специально спроектированы и изготовлены для работы в точках продаж и обслуживания. Терминалы разработаны с учетом требований к рабочим местам персонала, надежности, защиты, необходимости в дополнительных портах для подключения периферийных устройств».

Обыкновенные ПК, как правило, не справляются с возложенными на них функциями в точках продаж и обслуживания. При круглосуточной работе они часто дают сбои, спонтанно перегружаются, периодически выходят из строя, что ведет к потере данных.

Разлитая по неосторожности на ПК чашка кофе может надолго остановить работу. Большое количество проводов под столом также не способствует надежности рабочего места. Сотрудники будут часто выводить технику из строя, случайно выдергивая кабеля.

В жаркое время года ПК могут часто выходить из строя из-за того, что вентиляторы не могут в достаточной степени охладить процессор, вследствие чего он может отключиться или вовсе сгореть.

Количество портов для периферии стандартного ПК также оставляет желать лучшего, что значительно усложняет выбор и подключение периферийного оборудования, такого как дисплей или индикатор клиента, считыватель штрих-кода, магнитных карт, отпечатков пальцев, фискальный и кухонный принтер.

Всех этих недостатков нет в POS-терминалах, они устранены еще на стадии разработки.

Терминалы являются пыле и влагозащищенными, моноблочными, что позволяет сэкономить на рабочем пространстве и значительно уменьшить количество проводов.

Благодаря отсутствию вентиляторов на процессорах, терминалы отлично работают в любое время года и могут работать круглосуточно. Наличие большого количества внешних портов позволяет, как правило, без проблем подключить любую периферию.

Ковтун Сергей