Прием запросов от клиентов: электронная почта, веб-форма или личный кабинет?

Принимать письменные запросы от посетителей сайта можно несколькими способами:

Способ 1: по электронной почте. Для реализации этого способа достаточно опубликовать на странице вашего сайта специально предназначенный электронный адрес, например, support@mycompany.ru.

Способ 2: через веб-форму, размещенную на вашем сайте для общего пользования. Обычно такая форма содержит поля для ввода имени клиента, его электронного адреса (для получения ответа), темы запроса и, собственно, область для ввода текста запроса.

Способ 3: через личный кабинет. Отличается от предыдущего способа тем, что для отправки запроса требуется авторизация клиента, т. е. ввод логина и пароля. В личном кабинете клиента, кроме формы отправки запроса, также отображается контактная информация о клиенте, имеется страница подписки на новости и т. д.

Ответ на вопрос «какой способ приема сообщений предпочтительнее» во многом зависит от того, какие функции выполняет ваш сайт и какого рода запросы вы ожидаете от своих клиентов. Если ваш сайт представляет из себя личную страничку с информацией о вашем хобби, то вам вполне достаточно разместить на сайте только адрес своей личной электронной почты (т.е. воспользоваться 1-м способом). Если же ваш сайт — это интернет-магазин, продающий технически сложный продукт, нуждающийся в послепродажной поддержке и обслуживании, то для вас, вероятно, наиболее эффективным будет 3-й способ.

Следующая таблица поможет вам быстро сравнить некоторые основные возможности и ограничения описанных способов приема сообщений (запросов клиентов):

Давайте рассмотрим подробнее каждую из перечисленных возможностей.

Для многих самый быстрый способ отправить запрос — это щелкнуть по ссылке с почтовым адресом, чтобы открыть привычную почтовую программу, написать и отправить запрос. К примеру, веб-форма (2-й способ) позволяет сделать то же самое, не покидая сайт, однако в ней необходимо ввести собственный электронный адрес для получения ответа (в почтовой программе этого делать не нужно). Из личного кабинета запрос отправить уже не так просто. Чтобы отправить самый первый запрос, клиенту необходимо прежде создать свой личный кабинет (зарегистрироваться). А для отправки последующих запросов потребуется авторизация — ввод логина и пароля.

Довольно надежным способом классификации запросов, направляемых по электронной почте, является сам адрес, на который отправляется запрос. Например, вы можете предложить своим клиентам несколько адресов для отправки запросов на различные темы: contact@mycompany.ru — для запросов общего характера, techsupport@mycompany.ru — для технических вопросов и billing@mycompany.ru — для отправки вопросов по оплате и бухгалтерским документам.

Снабдив эти адреса соответствующими комментариями на сайте, вы вправе ожидать, что ваши клиенты будут им следовать. Однако на практике ничто не помешает клиенту отправить сложный технический вопрос на адрес бухгалтерии по причине банальной невнимательности.

При использовании 2-го или 3-го способов в форму запроса можно добавить одно или несколько специальных полей, в которых клиент сможет самостоятельно выбрать категорию своего запроса, например, из такого списка:

• технические возможности продукта;
• цены и сроки поставки;
• возврат денежных средств.

Вероятность правильного выбора категории в этом случае гораздо выше, чем при выборе электронного адреса.

На большинство часто задаваемых вопросов у вас наверняка имеются стандартные ответы, которые вполне могут удовлетворить клиента. Если форма запроса устроена таким образом, что при ее заполнении требуется выбрать категорию (как описано выше) либо другие дополнительные характеристики, уточняющие запрос, то на основании этого выбора ваша система сможет автоматически извлекать из базы знаний подходящие ответы и предлагать их клиентам еще до отправки запроса! Во многих случаях автоматически предложенные ответы окажутся достаточными, и отправка запроса не потребуется. Таким образом, предварительно создав хорошую базу знаний и настроив автоматическую подборку статей, вы сможете существенно уменьшить количество поступающих однотипных запросов.

Существуют десятки причин, по которым сообщение электронной почты может не дойти до адресата: сбой на почтовом сервере клиента, блокировка IP-адресов провайдерами почтовых систем, спам-фильтры и т.д. По этой причине описанный выше 1-й способ отправки не позволяет на 100% гарантировать доставку запроса. При отправке же через веб-форму или личный кабинет запрос сразу попадает в вашу базу данных (а большинство веб-форм для отправки сообщений работают именно так), поэтому в таком случае доставка сообщения от клиента гарантирована.

Вы можете предпринять все возможные меры, чтобы максимально увеличить вероятность получения электронных сообщений из различными почтовыми программами ваших клиентов, но гарантировать доставку ваших ответов на все запросы клиентов не в вашей власти. Любое ответное сообщение может быть отвергнуто почтовым сервером клиента или попасть в папку «Спам», где его просто никто не увидит.

Личный кабинет (3-й способ) является гарантированным местом, где клиент в любое время сможет увидеть свой запрос и ваш ответ.

Многие знают по собственному опыту, что публикация электронного адреса на сайте — это прямой путь к получению десятков или сотен рекламных сообщений (в зависимости от популярности вашего сайта) уже на следующий день. Эффективный способ уменьшения количества спама при использовании 1-го или 2-го способов приема запросов — это отправка авто-ответов на все запросы, приходящие с неизвестных вам (т. е. незарегистрированных в вашей клиентской базе) адресов. И даже несмотря на то, что большинство почтовых систем умеет это делать, такая мера не является гарантированной защитой от спама.

Личный кабинет клиента — это закрытый ресурс, в котором только сам клиент может отправить вам запрос. Маловероятно, что ваши клиенты будут пользоваться собственными личными кабинетами для отправки спама в ваш адрес. Даже если это случится, то вы сможете просто удалить «нежелательного» клиента из базы данных.

Основным признаком идентификации клиента при получении запроса по электронной почте (1-й способ) или из веб-формы (2-й способ) является адрес электронной почты. Однако люди часто пользуются несколькими почтовыми адресами, поэтому, например, если клиент при покупке продукта на вашем сайте указал один адрес, а запросы по вопросам технической поддержки отправляет с другого, то автоматически установить связь между этими адресами довольно сложно.

Надежным способом однозначной идентификации клиентов является использование личного кабинета. При входе в личный кабинет клиент проходит авторизацию, поэтому все его последующие действия в кабинете будут однозначно связаны именно с ним.

Итак, какой же способ получения запросов предпочтительнее? На этот вопрос нет однозначного ответа. Как мы говорили в самом начале статьи, окончательный выбор зависит от того, какие функции выполняет ваш сайт, а также от общего характера вашей деятельности.

Предлагаем вам придерживаться следующих общих рекомендаций:

Все три описанных способа приема запросов реализованы в приложении WebAsyst Поддержка. Подробное описание приложения опубликовано на нашем сайте www.webasyst.ru