Аутсорсинг. Бухгалтерское обслуживание

Сегодня весьма распространены среди предпринимателей, компаний малого и среднего бизнеса услуги аутсорсинга - передачи части работ сторонним организациям. Это помогает снизить издержки, экономит временные и финансовые ресурсы и позволяет сконцентрировать их в деятельности, непосредственно приносящей прибыль.

Не все отделы компании (сотрудники предпринимателя) приносят прибыль, но при этом они необходимы для организации бизнеса и требуют финансовых затрат на содержание (аренду и оснащение рабочих мест, оплату труда сотрудников). Например, отделы охраны, маркетинга, бухгалтерии, а также переводчики, юристы и т.д. Их функции можно передать на обслуживание или аутсорсинг сторонним организациям.

В современном экономическом словаре читаем- "аутсорсинг" передача традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям - субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы. Российское законодательство никак не трактует данный термин. Правда, Закон о бухучете от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ предоставляет право организациям "передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту" (пп. "в" п. 2 ст. 6).

Статья создана на основании данных Консультант Плюс

Примечание. Термин "аутсорсинг" заимствован из английского языка (от английского "outsourcing") и дословно переводится как использование чужих ресурсов.

Изначально в России бухгалтерский аутсорсинг использовали в основном иностранные организации, компенсируя незнание российского законодательства. В период финансового кризиса аутсорсинговые услуги получили распространение, особенно среди малого и среднего бизнеса, так как позволяют сократить затраты и сделать бизнес более мобильным.

Главная цель бухгалтерского обслуживания - повышение надежности и эффективности бизнеса, т.е.  устранение ошибок в учете, снижение налоговых рисков, минимизация уплачиваемых налогов, повышение надежности учета. Основные услуги, передаваемые на бухгалтерское обслуживание, названы в таблице.

Таблица. Основные услуги, передаваемые на бухгалтерское

обслуживание

Коммерсанту не придется организовывать рабочее место для специалиста и арендовать офис, аутсорсинг позволит привлечь более квалифицированных специалистов. Кроме того, одно из преимуществ аутсорсинга заключается в передаче ответственности.

Рабочее место для специалиста

Многие предприниматели, субъекты малого и среднего бизнеса, особенно те, кто занимается торговлей, офис не арендуют. Обычно они имеют в штате одного-двух продавцов, поэтому нет необходимости арендовать офис, организовывать рабочее место и брать в штат бухгалтера как отдельную штатную единицу для ведения учета.

Средние затраты предпринимателя на содержание одного штатного бухгалтера и его рабочего места в месяц составляют <1>:

средний оклад специалиста - до 30 000 руб.;

страховые взносы - 7800 руб.;

аренда площади для рабочего места (6 кв. м на 1 человека) - 6000 руб.;

техническое сопровождение рабочего места (компьютер, телефон, бухгалтерская программа, справочно-правовая система) - 5000 руб.

--------------------------------

<1> Данные собраны специалистами налоговой консультации "Гарантия" путем анкетирования предпринимателей Москвы и Московской области.

Итого (примерно): 48 800 руб.

Кроме того, работодатель несет единовременные затраты на приобретение компьютера, бухгалтерскую программу, справочно-правовую систему - от 30 до 45 тыс. руб.

Услуги аутсорсинговой компании обойдутся предпринимателю в меньшую сумму.

Расценки на бухгалтерское обслуживание специализированные организации устанавливают для клиентов индивидуально. Показатели определяются по результатам экспертизы состояния учета предприятия на день обращения, а также с учетом следующих факторов:

- количество хозяйственных операций;

- количество расчетных счетов, кассовых аппаратов;

- вид деятельности;

- степень участия персонала клиента в совместной работе.

В зависимости от объема оказываемых услуг и состояния учета на момент заключения договора, коммерсанту будет предложен один из трех вариантов (наиболее популярные):

1) "нулевой" тариф для вновь созданных организаций (для тех, у кого нулевая отчетность);

2) базовый тариф для заказчиков стандартного набора услуг, то есть когда предоставляется определенный перечень услуг, к примеру, ведение учета, составление отчетности и сдача ее в налоговую и фонды, без дополнительного налогового консультирования;

3) разнообразные тарифы для бизнесменов, заказывающих дополнительные услуги, вне рамок бухгалтерского обслуживания (набор услуг по желанию заказчика, соответственно и цена определяется в зависимости от перечня услуг).

Использование услуг аутсорсинговых организаций удобно для предпринимателей, ведущих несколько видов деятельности, а также работающих в областях экономики с динамично меняющимися нормами законодательства.

Передача ответственности

Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора. То есть если в течение года сторонняя организация ведет учет предпринимателя, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора.

Перед тем, как заключить договор со специализированной компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования (а также сумму страхования и размер франшизы, то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении заказчика). В случае возникновения противоречий между заказчиком и исполнителем, порядок и размер возмещения ущерба исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

Взаимодействие с бухгалтерской организацией

Объем передаваемых услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между предпринимателем и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты - аутсорсеры остаются юридически независимыми.

После заключения договора предприниматель передает компании-исполнителю все бухгалтерские документы (или их копии по почте, в электронном виде): счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки, банковские выписки, договоры купли-продажи, поставок и услуг, первичные документы по кассе, первичные документы для формирования авансовых отчетов, трудовые приказы и договоры, первичные документы по приобретенным основным средствам и материалам.

Для передачи организации-аутсорсеру документов следует сгруппировать их по видам (банковские, кассовые, товарные накладные, счета) и расположить хронологически в порядке убывания. Все данные, содержащиеся в первичных документах предпринимателя, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат. Обратите внимание на этот пункт в договоре.

По окончании отчетных периодов необходимые документы подписываются предпринимателем и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды. После сдачи отчетности, обычно в апреле - мае, составляется общий реестр всех документов, переданных заказчиком за год, который отдается ему обратно вместе с их описью.

Услуги по восстановлению учета

Бывает, в учете обнаруживаются ошибки или он не ведется из-за отсутствия бухгалтера. Все это может иметь отрицательные последствия для бизнеса: от штрафа по ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях за грубое нарушение правил учета до ареста банковских счетов и приостановления деятельности.

Проблему восстановления учета и разрешения конфликта с контролирующими ведомствами аутсорсеры тоже могут помочь решить. При этом стоит отметить, что ответственность за последствия непредоставления или несвоевременного предоставления аутсорсеру первичных документов, полностью несет сам предприниматель.

Конечно, у аутсорсинга помимо плюсов есть и недостатки. Один из основных минусов состоит в том, что предприниматель доверяет всю информацию о бизнесе сторонней организации и не может полностью контролировать ее специалистов. Следует обязательно убедиться в надежности и чистоте репутации аутсорсера и обратить внимание на наличие в договоре пунктов, отражающих порядок отчетности исполнителя перед заказчиком, что позволит предпринимателю контролировать оперативность и корректность действий аутсорсера.

Лучше выбирать бухгалтерскую организацию по рекомендации деловых партнеров или друзей, а также оценивать ее опыт работы, наличие постоянных клиентов, дипломов, сертификатов (в том числе страхования ответственности).

Финансы. Затраты на обслуживание

Мониторинг цен на услуги по бухгалтерскому обслуживанию в Москве в 2009 году  показал следующее. В среднем начальная цена ведения бухгалтерского учета большинства аутсорсинговых контор - от 4 тыс. руб. в месяц. Подобная цена устанавливается, если в штате не более пяти сотрудников, у вас "нулевая" отчетность, либо вы применяете упрощенную систему налогообложения с объектом "доходы". Это естественно, так как при 6-процентной "упрощенке" первичных документов в разы меньше, чем при любой другой системе учета.

При большем количестве сотрудников и применении УСН с объектом "доходы минус расходы" цена будет выше: от 7000 до 12 000 руб.

Цены растут и в зависимости от вида деятельности. Самые дорогие - строительство и производство - от 15 000 руб.

При этом нельзя забывать, что это стоимость ведения бухгалтерского учета. В него может включаться сдача отчетности, а может, и не включаться. Кроме того, процентные надбавки к стоимости работ возможны, если у вас применяются различные ставки НДС, экспортно-импортные операции, наличные расчеты с помощью ККМ и т.п.

В среднем, любые дополнения увеличивают ваши расходы на 10 - 15 процентов.

Восстановление бухгалтерского учета - это отдельная услуга, и оплачивается она тоже отдельно. В столице стоимость такой услуги обычно зависит от количества хозяйственных операций.

По словам аутсорсеров, при минимальном количестве операций (100, 150) она обойдется вам в 15 000 руб. и выше.

Общий совет всех аутсорсинговых компаний - искать фирму с положительной репутацией, лучше всего, по совету знакомых или друзей, имевших опыт работы с компанией. В любом случае, внимательно читайте договор. В нем четко должен быть прописан уровень ответственности аутсорсера в момент действия договора и ваши обязанности по договору. Лучше, прежде чем подписывать документы, показать договор независимому юристу. Он укажет на "подводные камни", если они там имеются.