Модернизация управленческого учета в АТП

В настоящее время в нашей экономике происходят попытки внедрения инновационных решений, повышающих эффективность. Однако, эти процессы происходят довольно медленно, что не раз отмечалось с самых высоких трибун. Это связанно как с менталитетом, так и с банальным нежеланием увеличивать прозрачность бизнеса, что бы иметь возможность ловить рыбку в мутной воде. Например, в автотранспортной отрасли можно наблюдать случаи хищений горючего, запчастей, и расходных материалов нечистыми на руку сотрудниками. Очевидно, что внедрение передовых технологий управления, а прежде всего электронного документооборота помогут руководителю выявить скрытые резервы предприятия. Только применение программы по учету путевых листов позволит уменьшить расход горючего, пресечь выполнение левых рейсов, сократить управленческий персонал.

Как любые нововведения автоматизация учета путевых листов часто встречает активное сопротивление сотрудников автохозяйства. Это может быть связано с неумением и нежеланием работать на компьютере, а также с тем, что программа делает прозрачными все бизнес-прроцессы. Очевидно, что программа выдаст только что, что в нее заложит диспетчер.  Как известно в бланке путевого листа указывается расход топлива по норме и фактический. Соответственно, если водитель будет сливать топливо, то программа укажет на перерасход горючего. Необходимо также своевременно вносить путевые листы в программу, чтобы не нарушалось цепочка пробегов.

Для достоверного учета топлива к каждому путевому листу должен быть приложен чек о заправке, если она производилась за наличный расчет. Если заправка производится по талонам, то каждую заправку необходимо учитывать, используя заправочные ведомости. Они также заносятся в компьютер.

Когда на предприятии много машин, то нужно организовать работу  информационной системы через сеть. Особенностью такой работы является то, что для каждого сотрудника можно настроить права доступа. Например, диспетчер может только вводить путевые листы в базу данных, но не имеет возможности менять нормы расхода топлива. При этом физически база данных путевых листов находится на одном компьютере, который называется сервером.

При выписке путевого листа необходимо заполнять маршрутный лист или задание водителю. Это является требованием налоговых органов, поскольку для списания горючего следует обосновать то, что автомобиль использовался по производственным нуждам. Основанием для списания являются маршруты в путевом листе. Если маршруты постоянные, например, при перевозке пассажиров, то  оптимальным выход является использование справочника маршрутов.

Безопасности дорожного движения в настоящее время уделяется много времени. Поддержание автомобиля в работоспособном состоянии является следствием своевременного прохождения технического обслуживания. Поскольку  нормативы на ТО привязаны к пробегам, то при ведении учета путевых листов в программе,  пробеги по ТО-1 и ТО-2 рассчитываются автоматически. При этом также можно рассчитать среднесуточный пробег, чтобы спланировать ТО на предыдущие периоды.

Очевидно, что применение новых технологий требует и нового мышления от руководителей. Применение системы управления автопредприятием дает им новые возможности, а их бизнесу – второе дыхание.