Внутриофисная борьба с кризисом

Прогнозы о развитии кризиса сильно разнятся. Пока компании рассчитывали на быстрое разрешение проблем, оптимальным выходом было временное урезание фонда оплаты труда. Сегодня, в ожидании более длительных сложностей, эта мера не может оставаться единственной. Необходимо рассматривать дополнительные статьи расходов и при этом большое внимание уделять оптимизации деятельности персонала в целом.

Антикризисные просторы

Сегодня большинство компаний перешли на антикризисный режим работы. Урезаются все возможные статьи затрат, в том числе премии и зарплата. Сотрудники, наоборот, получают дополнительную нагрузку. Единственный мотив - переждать тяжелые времена и не попасть под сокращение. В таких непростых условиях выживают лишь самые стрессоустойчивые «бойцы».

В качестве кардинальных мер сегодня часть компаний полностью пересматривают методы своей работы. Меняется при этом не только объем задач, но и в целом способы организации труда.

 Оптимизация работы персонала сегодня – ключевой элемент антикризисных программ компаний. Ведь недостаточно перераспределить функции, необходимо обеспечить возможности для того, чтобы сотрудник смог справиться с новым набором задач. Сегодня многие руководители приходят к выводу, что такой не пользующийся ранее большим спросом вариант организации офисного пространства, как open space, может стать отличным решением в данной ситуации.  

Оптимизация офиса

По оценке экспертов компании «Астарта престиж», ведущего производителя систем перегородок, в последнее время клиенты все чаще используют открытое пространство для организации рабочих мест сотрудников. «Сегодня – это экономичный способ планировки офисного пространства, поскольку позволяет не тратить средства на возведение стен и более рационально размещать персонал, - полагает Михаил Ермаков, директор по качеству компании «Астарта престиж». – Параллельно с этим в open space руководитель может более четко контролировать и координировать работу персонала».

Процесс управления сегодня осложняется тем, что внешняя ситуация не стабильна. Поэтому на первое место выходит необходимость поддержания информированности как сотрудников - о состоянии дел компании, так и руководителей - об изменениях в работе, в том числе с контрагентами. По мнению Натальи Подгорной, дизайнера компании «J-style» (организация офисного пространства), в данный момент фирмы переставляют акценты. Удобству и уюту офиса предпочитают оперативность в работе. «Сегодня многие меняют сложившуюся систему и рассаживают сотрудников в open space, считая, что общее пространство благотворно влияет на коммуникации в коллективе, сотрудники всегда открыты к дискуссии, - поясняет она. - Если раньше по любому вопросу приходилось звонить или идти в другой кабинет, теперь достаточно повернуться на стуле». Таким образом, помимо облегчения процесса передачи информации, в открытом пространстве сокращается время на выполнение некоторых операций. «У данного приема планировки немало преимуществ, особенно с точки зрения руководителей, - добавляет архитектор Ольга Ануфриева. – Отсутствие   границ позволяет делать обстановку офиса мобильной и менять компоновку мест в зависимости от необходимости».

Но, справедливости ради, надо заметить, что данный способ, широко используемый в иностранных офисах, до сих пор тяжело приживался в российских компаниях. Даже когда сотрудникам предлагали переехать из старого и тесного помещения в просторный светлый офис, многие оставались недовольными. «Конечно, любые перемены у людей вызывают опасения и переживания, - продолжает Ольга Ануфриева.  - Возможно, кроме этого русскому человеку тяжело привыкнуть к постоянному контролю».  Сегодня ситуация поменялась, риск потерять работу заставляет сотрудников забыть о своих недовольствах.

Условия эффективной работы

Однако некоторые недостатки данного решения офисного пространства могут негативно повлиять на результаты труда работников. «Существуют и вполне объективные причины, по которым сотрудники не торопятся в open space: шум, а также одновременное присутствие большого количества людей», - поясняет Ольга Ануфриева.

По мнению архитектора-дизайнера Максима Никитина, желание некоторых руководителей отечественных компаний сэкономить порой чрезмерно. «Часто в одном помещении рассаживают большое число сотрудников, - рассказывает эксперт. – При этом забывая о нормативах, предусматривающих определенное количество площади на работника. Кроме того, принимая решение о применении данного метода планировки, не учитываются особенности деятельности специалистов, которые будут там работать».

Как замечает эксперт, категорически неприемлемо размещать в open space сотрудников, чья деятельность связана с творческой и аналитической работой. «А вот для операторов call-центра, например, это вполне подходящий вариант, – полагает Максим Никитин. - Их функции связаны с выполнением определенного алгоритма конкретных задач, соседство с коллегами вряд ли будет служить помехой. И, напротив,  поможет в случае, если будет необходима консультация более опытного сотрудника. Кроме того, открытые рабочие пространства  позволяют поддержать в коллективе командный настрой. Особенно это важно в таких подразделениях, как отделы продаж, маркетинга и т.д. Сотрудник, попадая в атмосферу, где «кипит» деятельность, сам заражается энергетикой и с энтузиазмом включается в работу».

Однако для того, чтобы помещение стало комфортным, необходимо позаботиться о его оснащении. Когда  на общей площади одновременно работает большая команда, то шум, который сопутствует этому, может стать серьезной причиной снижения эффективности труда. «В одном из проектов изначально владелец компании хотел испробовать пространство open space без каких-либо разграничений,  - рассказывает Максим Никитин, -  но буквально через несколько дней после начала работы коллектива ему стали поступать жалобы от сотрудников, которые не могли приспособиться к тому фону, который сопровождал рабочий процесс. В итоге пришлось дополнять обстановку мобильными перегородками, обладающими звукопоглощающими свойствами».

По словам директора по качеству компании «Астарта престиж», существует несколько вариантов организации рабочих мест. «С помощью экранов, которые крепятся на рабочий стол, выстраивается визуальная преграда между людьми, - поясняет Михаил Ермаков. -  А мобильные перегородки помогают сформировать уже личную рабочую зону. Безусловно, в открытом пространстве добиться звукоизоляции для каждого сотрудника невозможно. Однако если не выставлять преграды для шума в помещении, то он будет распространяться и отражаться от всех поверхностей. Перегородки, даже если они высотой лишь 1,4 метра, позволяют сделать работу более комфортной, поскольку они частично поглощают звук». Если рассматривать как пример иностранные офисы с открытой планировкой, то необходимо отметить, что при их разработке большое внимание уделяется вопросам шумопоглощения. Для этого применяются акустические потолки, а также специализированные виды стеновых панелей.

Если разместить всех сотрудников в открытом пространстве нет возможности, то многие компании используют комбинированный вариант планировки. По словам архитектора Людмилы Гайдаленок, подразделениям, для сотрудников которых работа в open space неприемлема, выделяют отдельные помещения. «Для того чтобы офис опять не превратился в галерею коридоров, используют нестандартные способы зонирования пространства, - поясняет она. - Благодаря тому, что большинство площадей сегодня сдается в аренду с открытой планировкой, архитектор может сам «раскроить» помещение, не останавливаясь на прямоугольной форме кабинета. Особенно удобно в данном случае использовать системы офисных перегородок. Заказчики часто предпочитают их еще и потому, что  производители предлагают не только глухие варианты с наполнением из гипсокартона, но и комбинированные,  и цельностеклянные конструкции. Надо заметить, что в последнем случае даже в разграниченном пространстве удается сохранить визуальный контакт между всеми сотрудниками коллектива».

Сегодня приоритеты компаний поменялись, и проблема удержания персонала стала неактуальной. Однако прежде чем требовать от работников мобилизации усилий для борьбы с кризисом, следует обеспечить оптимальные условия работы. Это не позволяет снижать планку качества отделки офисных помещений. Даже в условиях оптимизации затрат нельзя сбрасывать со счетов  необходимость прорабатывать вопросы рабочего комфорта.