АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ ПО БЛАГОУСТРОЙСТВУ ПРИДОМОВОЙ ТЕРРИТОРИИ

И.С. Музыка

Новосибирский государственный технический университет

Аннотация. В работе затрагиваются вопросы автоматизации документационного обеспечения деятельности строительной компании по благоустройству придомовой территории. Проанализированы и классифицированы основные виды документов, задействованные при реализации процесса благоустройства придомовой территории. На основании модели бизнес-процесса представлены рекомендации по организации деятельности с использованием веб-приложения.

Annotation.

In this topic, the diploma is indicated in the title, the study of automation of documentation support is touched upon. In the course of the research, the analysis of the turnover of documentary information was carried out from the point of view of its essence. The hypothesis of the analysis was the suggestion that the documentation support is the most important problem of this company.

The structure of the diploma is represented by an Introduction, three chapters, a conclusion, a list of literature, annexes

Ключевые слова: документационное обеспечение, благоустройство придомовой территории, строительная компания.

Key words: Documentation provision, improvement of the adjacent territory, Research, Problem, Information.

Документированная информация составляют основу управления. Необходимым условием развития любой компании является ведение управленческой деятельности с использованием информационных технологий.  Областью исследования в данной работе является развитие обеспечивающего бизнес-процесса «управление документированной информации» при осуществлении бизнес-процесса  «благоустройство придомовой территории». Вопросам автоматизации документационного обеспечения деятельности предприятия посвящено немало научной и методической литературы, но большинство предлагаемых решений носит общих характер и не затрагивает специфики предметной области. Среди публикаций, учитывающих предметную область, встречаются рекомендации по организации документационного обеспечения деятельности образовательных учреждений, транспортных предприятий, предприятий пищевой промышленности, однако публикаций, посвященных проблемам документационного обеспечения малых строительных компании по благоустройству придомовой территории практически нет. Последнее позволяет говорить о недостаточной проработанности проблемы и необходимости данной работы.

Объект исследования в данной работе является малое предприятия, занимающееся строительными работами и осуществляющее полный спектр услуг по благоустройству придомовой территории. Предметом исследования – документационное обеспечение деятельности компании по благоустройству придомовых территорий[1].

Целью работы является повышение оперативности документационного обеспечения деятельности строительной компании при осуществлении работ по благоустройству придомовых территорий за счет внедрения веб-приложения. Основные задачи работы:

• исследование деятельности компании и построения модели «AS-IS» бизнес-процесса документационного обеспечения деятельности по благоустройству придомовой территории;
• разработка проекта по совершенствованию бизнес-процесса документационного обеспечения деятельности по благоустройству придомовой территории за счет внедрения в работу веб-приложения;

Информационную базу исследования составляют сведения по рассматриваемой теме, публикуемые в научных изданиях, а также материалы собранные автором непосредственно на предприятии.

Для исследования процесса подсистемы документационного обеспечения данного предприятия, была построена модель в методологии IDEF0. Имеет представление "как есть" с входными и выходными потоками документов.

Существует перечень документов с которыми работает компания, поддерживая основные функции и процессы[2] . Документы имеют различия между собой: объемом, важностью и сроком действия. Декомпозиция как основополагающие 4 процесса, такие как оформление документа, его подписание, далее идет отправка адресату. В конце пути документа, он отправляется в архив, после чего можно будет восстановить документ для сверки, или у одной из сторон возникли не состыковки.

Неудобство данной проблемы является то, что с адресатом, который должен оформить и подписать документ, нужно встречаться каждый раз лично, и по нескольку раз, теряя время и средства. Бумажный документ, время от времени забывается, теряется и портится а это влечет за собой, опять огромные затраты времени и средств, раннее которые были затрачены. Это влечет за собой застаивание проекта, и финансовых потерь.

Решением данной проблемы является внедрение веб-приложения, выполняющие функции системы электронного документооборота и документационным обеспечением управления[3]. Это многократно сократит затраты времени и средств, а также будет вестись электронный учет документов. Подтверждающий федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах[4].

В ходе работы выполнено следующее:

1. Проведено исследование по документационному обеспечению предприятия, занимающаяся благоустройством придомовой территории;
2. Разработана модель внедрения программного продукта, для электронного документационного обеспечения предприятия;