Первая сессия тренинга: как сделать ее максимально эффективной?

Первая сессия тренинга – это и знакомство, и определение ожиданий, и мотивация участников, и много еще чего…

Это первое впечатление, от которого зависит многое, и главное – удастся ли тренинг, не обманутся ли ожидания участников тренинга, будут ли достигнуты цели тренинга?

Как же сделать ее эффективной и успешной? Каким образом решить неизбежные трудности, связанные с неоднородностью тренинговой  группы, разным личным и профессиональным опытом, разными социальными ориентирами и точками зрения?

Давайте по порядку.

Начнем с предварительного плана первой сессии тренинга и временного менеджмента.

Важным моментом является время начала тренинга. С одной стороны, одно должно быть комфортным для всех участников тренинга, с другой стороны тренинг не должен начинаться слишком поздно, поскольку нужно еще помнить и об окончании тренингового дня, и об общем времени, отведенным на тренинг.

Сразу договоримся, что говорим о тренинге классическом, который происходит во время рабочего дня, и длится целый день (или же 2-3 дня), опуская особенности краткосрочных тренингов, которые могут длиться 5-6 часов или же на протяжении нескольких дней в вечернее время.

Вне зависимости от места проведения тренинга, особенностей тренинговой группы и самого тренинга (открытый или корпоративный), оптимальное время начала тренинга – между 9.00 и 10.00 утра.

Начало тренинга раньше обоснованно, как правило, только в случае корпоративного тренинга при условии, что рабочий день в компании начинается в 8.00 утра. Тогда не возникает проблем с опозданиями и необходимости корректировать личный распорядок дня участникам тренинга.

Также при планировании времени начала тренинга следует обращать внимание на то, где проходит тренинг – в большом городе (Киев, Москва, Донецк) или же в городе с меньшим числом населения. В городах с населения от 500 тис наиболее оптимально планировать начало тренинга на 10.00 утра.

В городах с меньшим населением можно начинать тренинг в 9.00 или же 9.30. Связано это со спецификой города, привычками людей, проблемами с транспортом.

К примеру, в Киеве практически невозможно начать тренинг раньше 10.00, не рискуя стать свидетелем опоздания половины тренинговой группы.

Кроме того, важно предусмотреть перед началом тренинга 20-30 минут для регистрации участников тренинга, особенно в случае открытого тренинга и информация о начале регистрации участников обязательно должна присутствовать в анонсах тренинга.

Итак, время начала тренинга определено, участники пришли, зарегистрировались, тренинг начинается…

Что же дальше?

А дальше - презентация темы тренинга, тренеров, тренинговой компании, особенностей работы компании.

К сожалению, очень часто эти важные моменты упускаются, но это неправильно – по умолчанию считается, что участники тренинга проинформированы о теме тренинга и о том, кто и зачем его проводит, но на практике часто бывает по-другому, поэтому совсем не лишним будет еще раз на этом остановиться.

Первым этапом должно быть озвучивание темы тренинга. И не просто озвучивание, а фиксирование на ватмане или флип-чарте, и эта информация должна находиться на видном месте, на протяжении всего тренинга, сколько бы дней он ни длился.

Сейчас тренеры активно используют презентационную технику, и стараются дать максимум информации в виде Power Point презентаций.

Без сомнения, такая форма подачи материала удобна и эффективна, но: участники тренинга должны запомнить полученную информацию, пользоваться полученным материалом все время тренинга.

Как известно, человеческая память склонна замещать более свежей информацией более отдаленную во времени, и очень часто после получасовой презентации мы уже не помним, что было на первых слайдах.

Конечно же, вся эта информация будет у участников тренинга в раздаточных материалах, но основные элементы должны остаться в памяти сразу и надолго. Поэтому тема тренинга должна быть доступна во время всего проведения тренинга.

Если тема тренинга не меняется, тренинг проводится не впервые и будет проводиться неоднократно, стоит изготовить плакат с темой тренинга в качественном полиграфическом исполнении и использовать на каждом тренинге по этой теме.

Если же ситуация иная или нет возможности полиграфического оформления, стоит использовать ватман формата А1, маркеры и скотч для оформления и размещения темы тренинга на видном месте.

Идем дальше... 

А дальше – представление тренера или тренеров. Вопрос “один тренер, два или больше?” мы детально рассмотрим в следующем статье. Сейчас остановимся на наиболее распространенных практиках: один тренер и пара тренеров.

Если тренер один, то все просто и понятно – он сам себя и представляет. Если тренеров пара, то нужно для себя определить: каждый представляет сам себя или же тренеры представляют друг друга.

И тот, и другой варианты равно обоснованны, но нужно помнить: если пара тренеров работает долго, то проблем с представлением нет.

Если же тренинговая компания большая, и пара тренеров может часто меняться (лично в моей практике так и происходит: тренерская команда состоит из 16-ти человек и часто о том, кто будет в паре, узнаешь тогда, когда уже едешь на тренинг), стоит предоставить право представления каждому тренеру лично.

Полнота представления зависит от специфики тренинга, тренинговой группы, целей тренинга, но стоит все-таки представлять себя не только в формате ФИО, но и несколько слов сказать о профессиональном опыте как тренера, опыте относительно темы тренинга, т. д…

Обязательно нужно коротко представить тренинговую компанию или группу, которая проводит тренинг: специфику работы, опыт, персонал – все, что помогает формировать позитивный имидж компании и поможет в будущем получить заказы на тренинги.

Опять таки, такую краткую презентацию компании можно проводить как в формате Power Point презентации, Flash-ролика, так и вербально, но этот элемент должен присутствовать обязательно!

Сколько времени занимает этот этап? Максимум -  5 минут! Больше не стоит, ну а меньше при профессиональной и качественной подготовке не получится…

Ну что же, тема тренинга известна, тренеры и тренинговая компания представлены, но мы еще практически ничего не знаем о тренинговой группе! Поэтому - продолжаем знакомство.

Как мы уже говорили раньше, оптимальное количество участников тренинговой группы 14-18 человек. И с каждым мы должны познакомиться.

Как это сделать, каким именно методом? Как правило, профессиональные тренеры решают этот вопрос “по настроению”, исходя из конкретной ситуации.

Но все-таки, во время знакомства мы должны услышать от каждого участника тренинга его имя и фамилию, немного о его опыте относительно темы тренинга, о месте работы, можно попросить рассказать о чем-то сугубо личном: хобби, интересы, или попросить нарисовать себя или какой-то предмет или явление, с которым себя ассоциирует человек, и попросить объяснить ассоциацию.

Кроме того, человек может делать это относительно себя или же после краткого общения в парах относительно партнера.

Одним словом, формат знакомства с тренинговой группой может быть разнообразным, но все участники тренинга должны получить возможность рассказать о себе и максимально много услышать о тех людях, с которыми предстоит учиться и работать на протяжении одного или нескольких следующих дней.

Обязательно следует обратить внимание на наличие бейджей с, как минимум, именем участника тренинга.

Если не удается подготовить  их заранее – не страшно, на практике не всегда удается это сделать, но тогда участники должны получить пустые бейджи и маркеры и сами написать свои имена на них перед знакомством: это серьезно упрощает работу и тренера, и тренинговой группы, поскольку запомнить имена всех сразу тяжело, а наличие бейджа с именем автоматически решает эту проблему.

Время проведения такого знакомства будет зависеть от используемых методов. В среднем стоит рассчитывать до 1 минуты на человека, что в сумме займет около 15-ти минут.

Вот мы и познакомились. Каждый получил возможность высказаться, все одинаково информированы о теме тренинга, можно начинать работать, но!...

Самое время разработать правила, по которым будет жить и работать тренинговая группа на протяжении тренинга.

Казалось бы, все и так понятно, давайте же учиться!, но практика показывает, что  у каждого человека свои представления о том, как должен тренинг проходить, как нужно вести себя в группе и совсем не лишним будет основные правила выработать вместе.

Во первых, если участники тренинга смогут лично сформулировать правила своего поведения, они и будут стараться им следовать.

Во вторых, мы даем возможность проявить себя, сформулировать свое мнение.. А кому же не нравится, когда их слушают?!

В третьих, тренеры в самом начале смогут определить как лидеров, так и людей, которым трудно раскрыться, которые испытывают определенное смущение и во время последующих сессий поработать активнее с этими людьми, помочь им раскрыться и почувствовать себя “в своей тарелке”.

Сколько должно быть таких правил? Да столько, сколько захотят участники тренинга. Хотя очень часто участники не сразу начинают активно работать, и тренер должен быть готов немного помочь группе: озвучить два-три нужных для тренинга правил.

Например, не опаздывать, уважать мнение других участников, говорить “по сути”, говорить не дольше 1-й минуты, отключить мобильные или же перевести телефоны на вибро-режим…

Тут также следует помнить, что правила действительны на протяжении всего тренинга, и поэтому должны быть доступны участникам постоянно. Поэтому – используем еще один ватман А1, на котором записываем правила и размещаем на видном месте.

Конечно же, можно придумать много разнообразных правил и заниматься этим долго, но оптимальное количество 5-10, и время выработки правил – 2-3 минуты.

Идем дальше. Важнейшим элементом является определение ожиданий участников тренинга: что же они хотят узнать, чему научится на протяжении тренинга? За чем они сюда пришли?

Этот этап может осуществляться с использованием разнообразных методов (записать на стикерах, на ватмане, просто озвучить и с помощью тренера зафиксировать на ватмане), но результатом должен быть перечень ожиданий, который в конце тренинга даст возможность оценить, какие ожидания осуществились, что не получилось, что стоит добавить или же изменить.

Стоит заметить, что вопрос относительно ожиданий от тренинга может быть включен в этап знакомства с участниками. Выбор варианта зависит от тренера, но все-таки более правильно определение ожиданий провести отдельным этапом.

Необходимое время на этот этап – 5-10 минут.

Следующим этапом после определения ожиданий является презентация программы тренинга и определение организационных вопросов.

Важно заметить, что программа проведения тренинга должна быть у каждого участника тренинга с самого начала и независимо от того, раздаются материалы тренинга сразу или в конце. Это снимет много организационных вопросов и позволит участникам тренинга планировать свое время.

Во время презентации программы тренинга тренеры должны дать ответы на следующие вопросы:

·  Сколько дней проходит тренинг?

·  Когда начинаются и заканчиваются сессии?

·  Когда начинаются и заканчиваются кофе-паузы, где они происходят?

·  Где и как происходит обед?

·  Где находятся туалеты, места для курения, т.д.?

·  Дать краткие характеристики сессиям тренинга и рассматриваемым на протяжении сессий вопросам.?

Последний пункт стоит соотносить с ожиданиями участников от тренинга, которые наработаны на предыдущем этапе.

Время проведения этого этапа – до 5 минут.

Итак, какова же временная  структура вводной части первой сессии тренинга?

• Презентация темы тренинга, тренеров, тренинговой компании, особенностей работы компании – 5 минут
• Знакомство  с участниками тренинга – 15 минут
• Правила – 3 минуты
• Ожидания – 10 минут
• Презентация тренинга – 5 минут

Итого - 38  минут

Именно из этой длительности и стоит исходить во время разработки тренинга: 40 минут на вводную часть первой сессии тренинга.

Ну а следующие 40-50 минут – собственно начало тренинга: определение основных понятий, погружение в предметную область тренинга, мини-лекция, работа в малых группах – конкретный метод зависит от темы тренинга и плана проведения тренинга.

Но об этом мы будем говорить в следующих статьях…

А теперь подведем итог:

начало тренинга, его вводная сессия должны дать возможность познакомиться участникам тренинговой группы, сформировать одинаковое представление о целях тренинга, предоставить возможность всем проявить себя и почувствовать хоть возможно еще и не сработанной, но все-таки командой и максимально мотивировать участников тренинга на следующих сессиях работать активно и стараться достигнуть результатов тренинга.

Ну а тренеры во время первой сессии должны для себя определить портрет группы, сильные и слабые места, сопоставить ожидания участников целям тренинга и при необходимости оперативно откорректировать наполнение сессий тренинга для достижения максимальных результатов.