СЭД 3.0

Каждое поколение считает себя более умным,
чем предыдущее, и более мудрым,
чем последующее.

Джоржд Оруэлл

Однажды нам понадобилось автоматизировать заявки в службу технической поддержки. Это были достаточно простые заявки и, не смотря на то, что речь шла об автоматизации ИТ-службы, никто не думал о том, чтобы разработать их в соответствии с канонами ITIL. Реализовывались заявки на базе платформы Lotus, являвшейся корпоративным стандартом. В общей сложности (вместе с проектированием и тестированием) не самый низкооплачиваемый программист потратил около 4х рабочих дней на создание таких заявок.

Однажды та же компания задумалась об автоматизации работы с договорами. Речь не шла о полной автоматизации, достаточно было упорядочить и сделать прозрачным процесс согласования и «чтобы все бумаги в одном месте были». Реализация предполагалась в полном соответствии корпоративным стандартам, т.е. на базе Lotus. Поставщик документооборота, который использовался в компании, предложил свои услуги, которые оценил в несколько десятков тысяч долларов.

Понадобилось еще несколько раз «однажды», чтобы задуматься о том, что что-то тут не так.  В задумчивых прогулках по сайтам разработчиков разнообразных систем электронного документооборота появлялось и крепло недоумение – почему автоматизация, например, протоколов собраний считается ощутимым плюсом предлагаемого решения? Разве система электронного документооборота не должна предлагать автоматизацию любых типов документов? Почему, приобретая автомобиль, покупатель получает возможность ездить по всем, каким ему угодно, дорогам, а приобретая дорогостоящую систему автоматизации документооборота, клиент получает возможность управлять только ограниченным количеством документационных потоков? Почему для того, чтобы автоматизировать новый тип документов, нужно заниматься утомительным программированием, которое к тому же еще и денег стоит немалых? Ведь для того, чтобы проехать по проселочной дороге совсем не обязательно к двигателю автомобиля добавлять новую деталь. Вот так появилось правило №1:

Из правила №1 автоматически следовало предположение, что обслуживание такой системы должно быть недорогим. Для того чтобы на рынке появился массовый автомобиль, а не те паровозы, которые бороздили его до сих пор, осталось только одно правило – правило №2:

Так были сформулированы основные принципы того, что мы называем СЭД 3-го поколения, подразумевая, что

• первое поколение – это системы, автоматизирующие только классическое делопроизводство;
• второе поколение – автоматизация вышла за пределы первого поколения, ограниченного делопроизводством, и возможна работа с большим числом документов, но количество поддерживаемых типов документов ограничено; добавление новых типов документов осуществляется путем перепрограммирования системы; возможно добавление новых типов, незначительно отличающихся от реализованных разработчиками системы;
• третье поколение – автоматизация любых типов документов; добавление новых типов документов максимально облегчено и может выполняться бизнес-пользователями; возможно добавление практически любого типа документа.