Налаживаем учет доверенностей

Задумывались ли Вы когда - нибудь, какие опасности таят в себе доверенности, выдаваемые Генеральным директором хозяйственного общества, какие риски они формируют для юридического лица?

Поскольку доверенности являются документами, подтверждающими полномочия для совершения сделок  от имени юридического лица (заключении договоров, приемке - передачи имущества и т.д.), контроль за выдачей, возвратом и истечением срока действия доверенностей является существенным аспектом деятельности юридического подразделения организации.

Такой контроль необходим для своевременной минимизации рисков, связанных с возможными злоупотреблениями со стороны поверенного, своевременного отзыва доверенности в случае утраты доверия со стороны руководства к поверенному, своеврменного продления полномочий поверенного, поскольку истечение срока действия доверенности, необходимой для осуществления нормального производственного процесса, может привести необоснованным задержкам в ходе осуществления хозяйственных операций.

В больших компаниях необходимо иметь ввиду, что выдачу доверенностей инициируют, как правило, функциональные руководители, а не Генеральный директор, что формирует для сотрудников юридической службы, как исполнителя, дополнительную ответственность, что предполагает учет сведений об инициаторе выдаче доверенности и по возможности запроса на подготовку доверенностей.

Вот несколько заповедей к организации процесса выдачи и учета доверенностей в юридическом лице:

• доверенности выдаются, как правило на разовые или однотипные действия от имени организации (исходя из функционала поверенного), т.е. желательно ограничить количество т.н. генеральных доверенностей, выдаваемых на длительный (от 1 года и более) срок;
• выдачу доверенностей на выполнение однотипных функциональных действий (водителям, кладовщикам, бухгалтерам и т.д.) желательно организовать единомоментно в календарном году. Так, доверенности на водителей выдавать на 1 год каждое 15 -е января, а доверенности на кладовщиков, сроком на 1 год, выдавать каждое 1-е февраля;
• необходимо организовать учет доверенностей с указанием ФИО функционального руководителя, инициировавшего подготовку и выдачу доверенности;
• необходимо организовать учет выдачи, возврата и отзыва доверенностей, что позволит снижать риски, связанные с злоупотреблениями со стороны поверенных и своевременно ставить в инвестность заинтересованных лиц о полномочных представителях организации.