Региональные выставки и форумы. Организация стенда.
Так уж сложилось в современной России, что наиболее эффективный способ выхода на региональные рынки, особенно для компаний, работающих в области B2B - это участие в региональных выставках, форумах и конференциях. Это и не удивительно, мероприятия подобного формата всегда привлекают внимания заинтересованных сторон, дают наглядно продемонстрировать свой товар непосредственно потребителю и открывают новые возможности в поиске партнеров. Большинство проблем связанных с участием компании в выставке ложится на плечи менеджера по рекламе, в частности непосредственно организация стенда. На первый взгляд это несложное дело кроет в себе целый ряд проблем. О них я и предлагаю поговорить в данной статье. Отдельно отмечу - данная статья носит исключительно общий характер и не рассматривает некоторые специфические детали, так что, надеюсь, она будет особенно интересна людям, столкнувшимся с проблемой организации стенда впервые.
Прежде чем говорить о региональных выставках, важно понять, чем же они отличаются от федеральных, всероссийских выставок. Естественно размером, количеством участником, стоимостью площадей, степенью охвата целевой аудитории, да и самой целевой аудиторией, но что из этого следует? На региональных выставках значительно проще выделятся из общей массы участников! Большинство стендов будет небольшими, выполненными из стандартных конструкций. Участников будет значительно меньше, к несчастью, заинтересованной публики тоже. Таким образом, встает вопрос - как выделится на небольшой площади в окружении стандартных конструкций? Прежде всего, необходимо учесть географию ваших выставок и их частоту. Если Вы работаете с близлежащими регионами, а выставки у Вас проходят не реже 3-4 раз в год, имеет смысл задуматься о мобильном стенде. Учитывая высокую стоимость стандартных выставочных конструкций и их невысокое качество, мобильный стенд окупится у вас в течении года - двух. Заказывать индивидуальный стенд на каждую отдельную выставку в регионах, как правило, очень дорого и малоэффективно. Использование индивидуальных стендов целесообразно только в удаленных регионах и на очень важных выставках.
Что должно быть в хорошем стенде? Думаю, каждый специалист ответит Вам по-своему. Тем не менее, в каждом стенде должен быть определенный функционал, обеспечивающий его эффективную работу. Разделим стандартный стенд на зоны. Эти зоны можно комбинировать, совмещать, перемещать, но они должны быть. Определяя необходимую площадь необходимо четко понимать Ваши потребности - слишком маленькая или слишком большая площадь могут стать серьезной проблемой.
- Подсобное помещение. Это Ваш склад, здесь Вы будите хранить раздаточные материалы и сувенирную продукцию, здесь Ваши сотрудники смогут переодеться и попить чай в спокойной обстановке. Что из обстановки необходимо в подсобке (это минимум):
- Зона складирования
- Запирающийся шкаф
- Вешалки (Из расчета количество сотрудников +3 для стенда средних размеров)
- Стол, стулья
- Чайный столик/тумбочка (Естественно чайник/кофе машина, сладкое к чаю, безалкогольные напитки, одноразовая посуда, мусорные пакеты и т.п.).
- Сама подсобка ОБЯЗАТЕЛЬНО должна запираться, замки лучше использовать собственные.
Учтите, чайник имеет высокое электропотребление, так что возможность его использования необходимо заранее согласовать с организаторами.
- Демонстрационная зона. Здесь Вы разместите свою продукцию. В случае если Вы работаете с крупногабаритной продукцией, целесообразно использовать модели. Оборудование в демонстрационной зоне зависит от типа вашей продукции и, в большинстве случаев, индивидуально. Все витрины должны запираться, а всю продукцию с внешней выкладкой Вы должны иметь возможность убрать на ночь в подсобку. (Случаи воровства на выставках, к сожалению, не редкость).
- Промо зона. Зона выкладки Вашей полиграфии, размещения баннеров и т.п. Зачастую под эти цели используются свободные участки демонстрационной зоны и ресепшен. Незазорно использовать коридор рядом с Вашим стендом (фактически не оплаченную площадь), организаторы редко бывают против. Все стойки необходимо на ночь убирать в подсобку - к удивлению, стойки воруют чаще всего.
- Переговорное помещение. Многие используют в качестве переговорной открытую часть стенда. На мой взгляд, это неправильно - переговорная должна быть отдельным помещением недоступным для посторонних. Из дополнительного оборудования в переговорной должны быть:
- Стол, стулья
- Небольшой холодильник для напитков (по возможности) или тумбочка. Алкогольные/безалкогольные напитки, закуски.
- Ноутбук с возможностью доступа к сети
- Вешалка
- Ресепшен. Ресепшен на выставке имеет те же самые функции, что и в Вашем офисе. На ресепшене постоянно должен находится менеджер по продажам. Для полноценной работы ему необходимо следующее:
- Ноутбук с возможностью доступа к сети, принтер, канцелярские товары.
- Раздаточные материалы, сувенирка (лучше всего заранее сделать полную подборку и упаковать её в фирменные папки/пакеты)
Все перечисленное выше - базовые требования, дополнять этот список можно до бесконечности.
Важным этапом подготовки к выставке является расчет расхода раздаточных материалов. Для региональных выставок эта проблема более актуальна, нежели для крупных. Несомненно, при таком расчете необходимо учитывать опыт прошлых выставок, так что всегда ведите подробную статистику расхода по всем позициям, она пригодится Вам в будущем. Если выставка проводится не впервые, Вы можете выяснить количество посетителей за прошлый год у организаторов. Если Вы не ожидаете, что в текущем году эта цифра будет значительно превышена, расчет производится по следующим формулам:
Н = К*3/4 +100
Где "К" - Количество посетителей за прошлый год, а "Н" - необходимое Вам количество раздаточных материалов.
П = Н/3
Где "П" количество полных подборок
С = П + Н/4
Где "С" сувенирная продукция. Естественно последняя цифра не касается VIP сувенирки, для региональных выставок достаточно 3-4 комплектов.Читайте так же статьи о дизайне, рекламе, полиграфии и web на страницах Желтого Слона - сайте проекта Private-Designer - услуги рекламного дизайна.