Пять причин неэффективности

Добрый день, дорогие читатели.

Как Вы наверно заметили, большая часть статей посвящены одной теме — повышению эффективности управления.

Для того чтобы улучшить что-либо, необходимо знать, что может это «что-либо» ухудшить. Поэтому в данной статье я хочу немного классифицировать те моменты, которые являются источником неэффективности. В основном неэффективности в бизнесе, но вы можете обнаружить, что эти моменты мешают так же и в других областях.

Итак, пять причин неэффективности. Далее я просто опишу каждую причину.

1. Отсутствие правильной информации или неспособность ее получить

Каждый из вас наверно может вспомнить какой-либо случай из прошлого, когда кто-нибудь сделал что-либо неправильно, потому что просто не знал, как это сделать правильно. Если человек получает относительно чего-либо неверную информацию и не знает, что она неверна, то он допустит ошибку. Последствия этого источника неэффективности простираются от незначительных промахов, до краха целых государств. Чтобы внести немного больше ясности, давайте эту причину неэффективности рассмотрим немного подробнее.

Представьте, что вам нужно что-либо сделать, а вы абсолютно не представляете, как это делается. К примеру, вам нужно сделать что-то при помощи какой-нибудь компьютерной программы, а вы с ней не знакомы. Вы начинаете пробовать и разбираться с ней. И рано или поздно вы можете разобраться в этой программе настолько, что станете профессионалом в ее использовании. И вы станете эффективным. Но согласитесь, что в тот момент, когда вы делали первые попытки что-то с ней сделать, вы эффективным не были. Так что это совершенно точно является источником неэффективности.  Но в данном случае вы точно знаете, чего именно вы НЕ знаете. Так что у вас нет неверных представлений относительно этого. И это плюс.

Бывает немного по-другому.  Часто отсутствие информации относительно чего-то настолько привычно, что это не воспринимается большинством людей, как какое-то упущение. Вот пример.

Работа менеджера по продажам, продавца другими словами, требует в действительности громадного объема знаний, навыков и способностей. Но, несмотря на обилие информации о продажах, почему-то часто встречается убеждение, что работа продавца — это неквалифицированный труд. Поэтому, если у какого-нибудь молодого человека нет хорошей специальности или ярко выраженных собственных целей и т.д., то он устраивается на работу в качестве менеджера по продажам. Ему, и не только ему, кажется, что это простая работа. Что сложного? Клиент звонит, говорит, что ему нужно, менеджер подбирает необходимый товар, согласует условия и получает оплату. Или же сам звонит кому-нибудь, и выясняет — не нужно ли чего. Но это только кажется, что все так просто. И из-за этого редко можно увидеть человека, который является реальным профессионалом в области продаж. Профессионала от неумехи отличает практика, а так же то, что профессионал обладает всей необходимой информацией и умеет ей пользоваться. Некомпетентный же человек просто не осознает, что тут нужна какая-либо информация.

В этот пример о менеджере по продажам можно подставить множество других названий специальностей, и смысл будет тем же.

Я по роду нашей деятельности в основном общаюсь с владельцами и руководителями компаний, и иногда являюсь свидетелем потрясающего открытия, которое они делают. В какой-то момент некоторые из них вдруг осознают, что сфера управления — эта сфера, в которой есть определенные знания, которые стоило бы знать! До этого момента они могли просто не осознавать, что им в сфере управления не хватает какой-то информации или знаний, а не осознавали они этого, потому что не знали, что такая информация и такие знание существуют.

2. «Любимый конек»

Слово «конек» в словаре Ушакова определяется как «что-нибудь излюбленное кем-нибудь и являющееся постоянным предметом его мыслей, стремлений, разговоров». У каждого из нас есть те вещи, которые мы любим больше, чем какие-то другие, и это совершенно нормально, ведь каждый человек индивидуален. Но нормально это тогда, когда не мешает эффективно действовать и добиваться желаемого результата. Если же какая-то человеческая склонность начинает снижать правильность оценки и задавать неправильное направление, то результат будет плохим.

В статье «В чем заключается секрет эффективности» я писал об одном руководителе, который хотел улучшить продажи в своей компании, но занялся сменой программного обеспечения в офисе. Его любимым коньком было программирование, компьютеры, программы и т.д. В результате, насколько мне известно, никакого роста продаж не было. Наоборот, продажи после смены программного обеспечения просто продолжали идти вниз. Так что это еще одна из главных причин неэффективности.

3. Непродуктивный персонал

Почему это — причина неэффективности, как мне кажется, вы полностью понимаете. Об этом много говорится, проходит множество семинаров и других мероприятий, которые посвящены теме продуктивности/непродуктивности персонала.

Но так как эта проблема продолжает существовать, видимо тут что-то не так. Все дело в том, что понятие «непродуктивный персонал» это большое, громадное, фантастическое обобщение. Сказать, что кто-то непродуктивен, значит НЕ поставить диагноз, а заметить лишь симптом. Поясню свою мысль. Если у Вас жутко болит зуб, но вы не знаете почему он у вас болит, значит вы не знаете самого главного. Есть несколько причин, из-за которых могут болеть зубы. Если бы врач-стоматолог ориентировался бы только на то, что зуб болит, и не выяснял бы, из-за чего это происходит, то он был  бы не просто ужасным стоматологом. Он бы еще и калечил своих пациентов!

Примерно то же самое, только не так драматично, происходит, когда кто-то, указывая на симптом, а не ставя диагноз, заявляет, что какой-то человек — непродуктивен.

Так что не делайте этой ошибки, не выясняя реальную причину этой «непродуктивности».

У непродуктивности есть несколько возможных причин.

Бывает, что человек непродуктивен в чем-то просто потому, что он не умеет этого делать и ничего об этом не знает. Более подробно об этом говорится в первой части статьи.

Бывает, что человек совершенно инертный и неспособный. Отличие этого случая от предыдущего в том, что по-настоящему неспособный человек обычно неспособен во всем. А тот, кто не знает ничего о чем-то конкретном, будет слаб только в этом вопросе.

Бывает, что человек непродуктивен из-за этическо-маральных соображений. Интересно, правда? При чем здесь этика?

Много лет назад со мной был такой случай. Я тогда работал в одном журнале, в который я устроился из-за совершенно фантастических мероприятий, которые этот журнал устраивал. Но мероприятия эти проходили раз в полгода, а все остальное время нужно было заниматься обычной работой журнала. Как Вы знаете, одной из главных статей дохода журналов является продажа рекламных площадей. И так получилось, что мне нужно было продавать эти самые рекламные площади.

Представляете, проходит месяц, полтора, два, а у меня нольпродаж! До этого у меня с продажами никаких проблем не было. Я неплохо общаюсь и обычно могу найти общий язык с совершенно разными людьми. Поэтому, когда мне нужно было заниматься продажами, я добивался хороших результатов. А тут — ноль! Это меня сильно озадачило. Некоторое время, практически все два месяца, я ломал голову над тем, что же не в порядке. Потом понял. Я не хотел, чтобы рекламодатели покупали рекламные площади в этом журнале. А знаете почему? Потому что, неплохо владея вопросом создания рекламы, я понимал — рекламодатели выкидывают деньги на ветер! Они гарантированно не получат никаких клиентов, если разместят рекламу в этом журнале! А реклама там стоила очень приличных денег.

Короче говоря, если сказать мягко, этот товар не стоил тех денег, которые за него просили. И я, поверьте мне, был совершенно непродуктивен, пытаясь продать этот товар.  Поняв это, я перестал себя мучить и ушел из того журнала. Но я для себя извлек из этого очень ценные уроки. Урок первый: я не могу продавать плохой товар. У меня просто не получается его продать. Урок второй: я становлюсь жутко непродуктивным, если пытаюсь делать то, что внутренне считаю неправильным, или делать что-то против своего желания.

Я надеюсь, что мне удалось натолкнуть вас на мысль, что непродуктивность непродуктивности — рознь.

Но как бы там ни было, непродуктивность кого-то из сотрудников в любом случае очень сильно снижает общую эффективность деятельности компании.

4. Недоделки

Недоделки — это такая вещь, о которой все знают, но почему-то не всем это помогает:-)

В своей замечательно книге под названием «Проблемы работы» (которую я очень рекомендую вам прочитать) Л.Рон Хаббард ввел такое понятие, как «цикл действия». Цикл действия — это три стадии, через которые проходит, или точнее должно проходить, любое действие или движение, а именно «начало», «изменение» или «продолжение», и «остановка» или «завершение». Вы садитесь в машину и начинаете движение. Потом вы продолжаете движение, изменяя свое местонахождения, потом вы завершаете движение и выходите из машины. Если с «началом», «изменением» и «остановкой» все в порядке, то вы получаете желаемый результат. Если же где-то проблема, то не получаете.

Люди могут по-разному не доводить дело до конца. Обычно, под недоделками понимают просто то, что действие не было закончено должным образом. Но не всегда это правильно. Я еще разок возьму для примера менеджера по продажам. Представьте, он каким-то образом вступает в контакт с потенциальным клиентом, выясняет у клиента его потребности, проводит переговоры, они приходят к соглашению и договариваются о сделке. Т.е. клиент говорит: «ОК, я согласен». И менеджер начинает мечтательно смотреть в окно и попивать кофе.

Он думает, что заключил сделку и теперь можно расслабляться. Но он даже «не начал» ее заканчивать. Цикл действия по этой сделке не будет закончен даже тогда, когда клиент произведет оплату!

Он будет закончен только тогда, когда, во-первых, клиенту будет предоставлен оплаченный им товар, во-вторых, он подпишет акт, в-третьих, менеджер независимо от других подразделений и сотрудников свяжется с клиентом и удостоверится, что все в порядке, клиент доволен, и хочет продолжать сотрудничество в будущем!  Только после этого цикл действия по продаже завершен.

В данном примере менеджер по продажам попытался завершить цикл действия до того, как он произведет все необходимые изменения.

Другим случаем «недоделок», является то, что человек толком не начал что-то делать. Он думает, что начало положено,  а на самом деле нет. И через некоторое время он начинает пытаться закончить это дело (то, которое он «начал»), но у него не получается. И он получает «висяк».  Если таких «висяков» наберется много, то любой возможной эффективности конец.

Способ справиться с этим прост: если вам нужно выполнить какое-то действие, то просто не делайте таких ошибок. Начните его делать, выполните все необходимые изменения, и доведите до конца. И не переставайте им заниматься до тех пор, пока не закончите. Не бросайте на середине.

5. Человеческие эмоции и реакции

Господин Хаббард в своих трудах, посвященных администрированию и управлению, сформулировал такой закон:

«Первое препятствие, мешающее производству, - это человеческие эмоции и реакции". Слово «производство» здесь имеет более широкое значение, чем обычно. В данном случае имеется в виду любая деятельность, результатом которой является что-то ценное.

Это очень важный закон. Сколько раз было такое, что вы хотели добиться выполнения чего-то, но натыкались на глухую стену непонимания? Вы пытаетесь что-то сделать, а кто-то обижается на вас. Или вы о чем-то говорите, а кто-то из слушающих почему-то расстраивается, причем сам не знает почему. Или как в моем примере с продажей рекламы. Я не хотел продавать ее! Это была моя эмоция и моя реакция на продажу плохого продукта. Или же кто-то что-то делает или говорит, и после этого вы чувствуете, что все, чего вам хочется, — это чтобы катилось оно все куда-нибудь подальше!

Я думаю, вы сами можете вспомнить множество примеров этому.  Этот источник неэффективности в действительности является не пятым, а первым, как и указано в формулировке господина Хаббарда.

Не смотря на то, что человеческие эмоции и реакции являются предметом изучения в психологии, к сожалению, за сто или сто пятьдесят лет ее активного развития, ничего по-настоящему ценного и практичного по этому поводу психология не предложила. Теории — да, а вот реальных, практичных знаний — нет. (За исключением нескольких сомнительных методик, типа НЛП, которые направлены на то, чтобы скрытым образом контролировать человека).

Каждая из пяти причин неэффективности, которые я описал в этой статье, требует особого внимания, если, конечно, вы хотите что-нибудь с ними сделать. Хорошая новость заключается в том, что Вы, читатель, можете стать намного эффективнее, если справитесь с этими причинами!

В ходе практикума «Ключ к эффективности руководителя» мы много работаем в отношении причины №5 (человеческие эмоции и реакции), очень много в отношении причины №4 (недоделки), немного в отношении причины №3, с одной стороны — как справляться с непродуктивным персоналом и добиваться от других людей (сотрудников) необходимых результатов, с другой стороны (если рассматривать в качестве персонала Вас) — мы делаем Вас более продуктивным, чем бы Вы не занимались.  С отсутствием информации относительно управления мы работаем в услуге, которую предоставляем после «Ключа к эффективности…», и после этого Вы с меньшей вероятностью будете садиться на Вашего любимого конька, и с большей вероятностью будете обнаруживать и исправлять такие вещи у ваших подчиненных.

Так что решение есть!

Им нужно просто воспользоваться!