Юридический адрес и выбор помещения

В настоящее время фирма, ООО должна быть зарегистрирована по месту своего нахождения. На момент регистрации вы можете еще не знать, где вы будете находиться. С вами могут не заключать договор долгосрочной аренды (да и не с кем). К вопросу получения юридического адреса нужно относиться очень серьезно.

Для начала работы и на момент регистрации фирмы можно получить гарантийное письмо той организации, у которой Вы собираетесь арендовать помещение до момента заключения договора аренды, в котором и будет указан юридический адрес.

Можно договориться с кем-нибудь из знакомых, кто имеет в собственности нежилые помещения, и зарегистрироваться у них. Как вариант (для регистрации фирмы и на первое время до начала работы фирмы), заключить договор на почтово-секретарское обслуживание. Стоимость зависит от объема услуги. Адреса с секретарским обслуживанием дороже, но лучше. Если кто-то будет принимать и передавать вам корреспонденцию, приходящую в адрес вашей организации, и отвечать по номеру телефона, указанному при регистрации, то вы исключаете проблему юридического адреса.

Адреса эти обычно серийные, фирм на них зарегистрировано много, но Вы воспользуетесь этими услугами временно, до заключения договора аренды, и к то же если вы регистрируете нормальное легальное предприятие и не будете прятаться от налоговой инспекции, с Вами всегда можно будет связаться.

Когда появится возможность, лучше перерегистрировать фирму на адрес постоянного местонахождения. По закону вы обязаны это сделать. А закон лучше не нарушать, себе дороже встанет.

И еще, при смене юридического адреса Вам необходимо внести изменения в УСТАВ Общества, а это, как Вы понимаете, дополнительные расходы.

Итак, что бы не нести лишних расходов, лучше всего после принятия решения о создании непосредственно организации заняться вопросом поиска помещения для бизнеса. Дело в том, что подходящие варианты появляются редко, существуют недолго и длительность их подбора непредсказуема. Идеально, чтобы вы сняли помещение одновременно с выходом документов из регистрации и открытием расчетного счета, а они совпали с началом вашей деятельности.

При выборе места для аренды четко определитесь, какое вам необходимо (именно необходимо, а не подойдет) помещение и где. Решите, сколько вы готовы платить за аренду. После этого приступайте к поискам. Не выходите за рамки критериев подбора. Все три составляющие должны совпасть (какое, где, сколько). Вам не подойдет помещение, куда не поедут клиенты или которое не будет соответствовать имиджу вашего предприятия. Вас не устроит помещение, не подходящее по технологическим возможностям. Ну и, конечно, вы не сможете платить за него больше, чем у вас есть денег.

Помещение необходимо брать только тогда, когда вы полностью уверены, что оно вам подходит. Не пытайтесь убедить себя, что оно, в общем-то, ничего, что машина здесь все же впишется, клиенты найдут, персонал как-нибудь рассядется и т. п. Если не подходит, то не подходит. Без вариантов. Переезды губительно сказываются на бизнесе.

Для начала в неподходящем месте вы можете просто не развиться. Даже если и удастся подняться, то при переезде необходимо перенести телефоны, что не всегда возможно, оповестить всех клиентов, что требует времени, поменять координаты во всех источниках информации и не повторить прежних ошибок.

Когда вы будете искать помещение, ваше предприятие еще может находиться в стадии регистрации. Соответственно печати и реквизитов у вас еще не будет. Арендодателю объясняйте это, не стесняясь. Ситуация вполне нормальная, не такая редкая. Обычно вторая сторона соглашается принять залог наличными и подождать пару недель.

Что необходимо выяснить при обсуждении условий аренды:

• Имеет ли право арендодатель сдавать помещение в аренду, т. е. имеется ли у него право собственности на данное помещение.
• На какой срок заключается договор аренды. До одного года,  считается краткосрочный договор, более одного года — долгосрочный договор, который в соответствии с Гражданским кодексом РФ необходимо регистрировать в государственных органах.
• Облагается ли арендная плата НДС. Если вы его платите, то вам всегда предпочтительны условия с указанием НДС в счет-фактуре и акте выполненных работ. Они выдаются по итогам аренды каждого месяца. Уточните дважды, в начале разговора и в конце. Разница для вас 18% от суммы.
• Какая стоимость аренды обсуждается — с НДС или без НДС. Разница все те же 18% — немало. Тоже уточните дважды.
• Входят ли в стоимость аренды коммунальные платежи (электричество, вода, вывоз мусора), охрана. Несет ли материальную ответственность охрана.
• Как часто меняется стоимость аренды и услуг. От чего это зависит.
• Уточните график платежей. Берут ли предоплату за последний месяц аренды. Иначе после заключения договора вас может ждать неприятный сюрприз в виде двойного первого платежа.
• Платные или нет вход и въезд клиентов к вам. Как они будут оплачиваться (наличный, безналичный).
• Узнайте, какие коммуникации проходят через потенциальное помещение. Как часто происходят их ремонт и обслуживание. Кто это делает. Планируются ли вообще какие-либо ремонты, переносы коммуникаций и когда.
• Производится ли перерасчет арендной платы в случае, если вы не можете пользоваться помещением из-за ремонта и обслуживания тех же самых коммуникаций. Как он производится.
• Как происходит текущая эксплуатация (например, ремонт электропроводки и перенос розеток и выключателей, ремонт сантехники). Необходимо ли за это платить, сколько и как (наличные, безналичные, рабочему, предприятию и т. п.).
• Режим работы предприятия. Условия выхода на работу в выходные и праздничные дни. Можно ли работать сверхурочно и круглосуточно.
• Узнайте, можно ли повесить рекламный щит вашей организации на подъезде к адресу, на фасаде здания, табличку на входе в ваше помещение.
• Есть ли у арендодателя инженер по технике безопасности и ответственный за противопожарную безопасность. Этот персонал может понадобиться и вам. Проще всего взять этих людей на часть ставки к себе, и пусть они заодно решают и ваши вопросы, чем брать отдельного человека.
• Что останется в помещении (мебель, оборудование и т. п.). Возьмут ли с вас за это деньги.
• С кем решаются текущие, эксплуатационные и спорные вопросы.
• Где осуществляется стоянка личного автотранспорта, транспорта предприятия и автотранспорта клиентов.

Когда вы будете подбирать помещение для аренды, выясните ситуацию с телефонами. Вам необходимо заранее узнать возможности расширения количества телефонных номеров или линий на срок примерно три года. Если возможности расширения по стационарным телефонам ограничены, с определенного момента придется вводить мобильные.

Открывая производство, необходимо решить вопросы, связанные с его организацией.

1. Экология. Данный вопрос зависит только от производства. Например, может не оказаться раздельной канализации, только общесплавная. А для вашего производства необходимо сбрасывать жидкие отходы.

2. Наличие необходимых для производства ресурсов с учетом расширения. Это электроэнергия, вода, пар.

3. Вопросы, связанные с монтажом/демонтажом технологического оборудования.

4. Отдельный учет потребленных ресурсов (счетчики электроэнергии, воды, тепла, пара) на арендуемой площади.

5. Вывоз мусора. Архиважный вопрос.

Обменяйтесь номерами телефонов с ответственным лицом.
Помните, что всегда есть вероятность, что вы что-нибудь забудете спросить и узнаете о какой-нибудь досадной мелочи уже в процессе аренды. Относитесь к этому спокойно. Идеальных вариантов не бывает.

Кроме прямой аренды у собственника попадаются варианты субаренды, т. е. аренды у уже существующего арендатора. При субаренде необходимо письменное разрешение собственника на субаренду. Без него арендовать нельзя. Учтите, что при субаренде риск непродления аренды повышается.

При заключении договора не торопитесь. Читайте внимательно, желательно вдвоем. Все должно быть максимально оговорено в договоре. Что нельзя отразить в официальной части, лучше оформить внутренним соглашением. Меньше будет разногласий, спокойнее жизнь.

Срок субаренды не может превышать срока действия основного договора аренды. Обратите на это внимание при рассмотрении документов.

Арендодатель при заключении договора может запросить у вас копии учредительных документов организации, данные на учредителей и генерального директора. Это нормальная распространенная практика.

Таким образом, приличные арендодатели страхуют себя от неприятностей. Они же отдают вам в пользование свою собственность — рискуют. Кроме того, арендодателю необходимо знать, с кого спрашивать долги и с кем разбираться в случае возникновения серьезных проблем или разногласий. Заранее об этом требовании говорят не всегда. Обычно уже на момент заключения договора аренды.

К договору аренды обязательно должно быть приложение – акт приема-передачи нежилого помещения. В приложении должно быть прописано в каком техническом состоянии передается помещение (произведен ремонт, в каком состоянии сантехника и прочее) и зафиксирована передача ключей от помещения. К этому нужно серьезно подойти, т.к. по такому же акту Вы будете сдавать помещение, и в случае обнаружения повреждений или других недочетов Вам будет выставлен счет на ремонт или восстановление.