Внедрение СЭД. Часто задаваемые вопросы

Итак, начнем с самого первого и важного вопроса.

Что же такое СЭД?

СЭД-система электронного документооборота. В последние годы все больше компаний переходит на использование СЭД.

Дорого ли внедрить на предприятии СЭД?

Нет, не дорого. По опыту многих клиентов затраты на внедрение гораздо ниже тех последствий, которые несут штрафы и неустойки за неоплаченные счета и не вовремя подписанные документы.

Какие организационные единицы подходят для внедрения СЭД?

Внедрение СЭД возможно для любых организационных подразделений, это может быть и руководство, и бухгалтерия, и канцелярия, и юридический отдел, отдел продаж и т.п. Все зависит от пожеланий клиента. Большой популярностью в настоящее время пользуется СЭД Directum.

Как же влияет СЭД на деятельность предприятия?

Преимуществ внедрения СЭД множество! В первую очередь, конечно, это увеличение производительности труда и оптимизация процессов внутри организации. Существенно сокращается время на поиск, редактирование документов, их оформление. У сотрудников, работающих с одним документом, есть возможность постоянно контролировать, на какой стадии находится документ, и к кому обращать в случае нарушения сроков. Так же система электронного документооборота позволяет выявить нагрузку каждого из сотрудников, как следствие это служит толчком для руководства компании в перераспределении человеческим ресурсов и потоков документов.

За счет автоматизации различных аспектов деятельности предприятия, мы можем избежать многих ошибок, сделанных по невнимательности сотрудника, то есть снизить влияние человеческого фактора при работе с документами.

Нужно ли как-то готовиться к внедрению СЭД?

Конечно, небольшая подготовка нужна! Необходимо подобрать команду специалистов, с опытом внедрения систем документооборота, например компания ЗАО «Тюмбит-АСУ» участвовала во многих проектах, в том числе и проекты по интеграции систем электронного документооборота с другими ERP-системами на предприятия, ознакомиться с одним из проектов вы можете в статье Внедрение СЭД Directum в компании «Аскона».

Как внедрение СЭД поможет сэкономить деньги?

Если на предприятии внедрена система электронного документооборота, то рост объемов производство компании снижают потребность в новых квалифицированных кадрах. Еще следует отметить, что снижается статья затрат на бумагу и заправку картриджей для принтера, документ хранится в системе и можно в любое время его посмотреть с любого компьютера.

Как могут отнестись сотрудники к внедрению СЭД?

Так как системы электронного документооборота имеют достаточно прозрачные процессы, то нужно быть готовым к тому, что немногим сразу понравится быть под контролем, но, тем не менее, многие сотрудники, относившиеся до внедрения СЭД скептически к таким системам, через пару месяцев уже не представляют рабочий процесс без СЭД. Ведь развивается корпоративное сознание, сотрудники чувствуют себя одной командой, работая одновременно над каким-то документом, повышается эффективность взаимодействия между сотрудниками и структурными единицами компании.

Каковы минимальные и максимальные сроки внедрения СЭД?

Некоторым клиентам, достаточно просто установить на рабочую машину СЭД и 8-10 часов консультация на старте, а для некоторых более крупных, где число пользователей превышает 50, внедрение происходит менее быстро, ведь работы требуется провести в несколько этапов. Вобщем, разлет сроков от 1,5 месяцев до полугода.

Много ли компаний в УРФО занимаются внедрением СЭД?

Компаний множество, с различным портфелем клиентов и разным опытом внедрения и интеграции СЭД с другими продуктами.