Аутсорсинг

Термины и определения.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing: внешний источник) — передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года).

Аутстаффинг — привлечение компанией внештатного специалиста (фрилансера), имеющего соответствующие знания, профессиональные навыки и опыт на время выполнения определённого проекта, а также с целью уклонения от соблюдения требований трудового законодательства.

Под аутстаффингом понимают вывод сотрудника за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-провайдера, при этом он продолжает работать на прежнем месте и выполнять свои прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему выполняет уже компания-провайдер.

Аутсорсинг бизнес-процессов — одна из разновидностей аутсорсинга, при которой организация передает на обслуживание другой компании непрофильные бизнес-процессы. Аутсорсинг бизнес-процессов является наиболее глубокой формой аутсорсинга, предполагающей тесное взаимодействие между заказчиком и поставщиком услуг (аутсорсером).

Субконтрактинг (субконтрактация) — вид аутсорсинга, применяемый промышленными предприятиями для оптимизации производственных процессов. Заключается в том, что одно промышленное предприятие (контрактор) размещает на другом предприятии (субконтракторе) заказ на разработку или изготовление некоторой продукции, или на выполнение технологических процессов в соответствии с требованиями заказчика, позволяющее компании-контрактору выстроить более действенную и эффективную организационную структуру производства.

Оффшорный аутсорсинг — один из видов аутсорсинга, предполагающий передачу некритичных для бизнеса процессов компаниям, находящимся в географическом удалении. Иными словами — это взаимовыгодное сотрудничество компаний, при котором физическое расположение офисов каждой из них не имеет значения. Наиболее значимой при этом является экономия за счет разного уровня оплаты труда.

Аутсорсер — специализированная организация класса, поставщик услуг аутсорсинга. Основными признаками аутсорсинговой организации – выделение в бизнесе ключевого процесса оказания услуг, являющихся для других организаций вспомогательными.

Фрилáнсер (в переносном значении — вольный художник) — человек, выполняющий работу без заключения долговременного договора с работодателем, нанимаемый только для выполнения определённого перечня работ (внештатный работник). Также фрилансером является работник, приглашенный для выполнения работ в ходе аутстаффинга. Будучи вне постоянного штата какой-либо компании, фрилансер может одновременно выполнять заказы для разных клиентов.

Немного истории.

Пионерами аутсорсинга в России стали частные охранные предприятия (ЧОП), позволившие сотням предприятий защитить свой бизнес более качественно и более профессионально, чем несколько штатных охранников. Первые ЧОПы появились в начале 90-х годов, некоторые из них успешно существуют до сих пор, превратившись в достаточно крупные многопрофильные компании, специализирующиеся в сфере обеспечения физической охраны личности и объектов, коммерческой безопасности и технической защиты объектов.

Постепенно бизнес становился более цивилизованным, и все большее значение приобретала реклама. Специалистов по рекламе катастрофически не хватало, что создало благоприятную почву для образования специализированных рекламных агентств, способных выполнять сложные проекты. Затраты на привлечение рекламного агентства были не меньше, а во многих случаях больше, чем выполнение работ силами собственного отдела, но это был единственный путь создания качественной рекламы.

Вслед за рекламными агентствами появились PR-агентства и исследовательские компании, причем если последние привлекались, как правило, на проектной основе, то многие рекламные и PR-агентства выполняли полный спектр функций соответствующих отделов своих клиентов, фактически замещая эти отделы.

Первыми предложенными на рынке функциями ИТ-аутсорсинга стали техническое обслуживание офисной техники и системное администрирование. Впоследствии, этот список дополнили аутсорсинг ИТ-инфракструктуры, управление приложениями и аутсорсинг ИТ-специалистов.

ИТ-аутстаффинг являлся частным случаем кадрового аутсорсинга (аутстаффинга), которым в России занимались в основном западные кадровые агентства. В большинстве случаев к аутстаффингу прибегали для создания проектной команды на относительно небольшие сроки. Это позволяло сократить расходы на поиск персонала, что было особенно актуально для найма временных сотрудников. Кроме того, аутстаффинг позволял сотрудникам поработать на нескольких различных проектах без смены места работы, что было очень удобным для молодых специалистов.

Аутсорсинг бухгалтерии вызывал наибольшие опасения среди собственников и менеджеров российских предприятий, но по мере того, как все больше представительств западных компаний отдавали свою бухгалтерию сторонним организациям, некоторые российские компании также сделали свой выбор в пользу аутсорсинга.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии была пропорциональна количеству обрабатываемых документов, поэтому позволяла многим небольшим компаниям обойтись без штатного бухгалтера или освободить от этих обязанностей сотрудника, совмещающего должность главного бухгалтера с некоторой другой.

Тенденции.

 Первый вопрос, который встает перед компанией, собирающейся прибегнуть к услугам аутсорсера: кому лучше передать бизнес-процесс – отдельному человеку или фирме? Юридическое лицо, как правило, стремится к долгосрочным отношениям, для него это часть делового имиджа. А вот для фрилансера куда важнее получение прибыли, и он легко может пожертвовать заказом ради более выгодного. Поэтому даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы фирмы имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.

Широкому распространению аутсорсинга в нашей стране мешает ряд факторов. Среди объективных – отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь  общероссийским законодательством либо отраслевыми стандартами. И далеко не всегда эти договоры составлены грамотно.

Наряду с высокими расценками предпринимателей отпугивает отсутствие реальных механизмов  возмещения убытков, возникающих в результате некачественного или несвоевременного исполнения договора подрядчиком, либо утечки коммерческой информации. Доверив «чужаку» конфиденциальные сведения, заказчику остается надеяться на его порядочность. Если штатного сотрудника можно уволить по статье, то вину аутсорсера придется доказывать через суд.

Разновидности.

                Бухгалтерский учет и расчет налогов

                Юридическое обеспечение деятельности

                Расчет заработной платы сотрудников

                Управление персоналом

                Информационные системы и управление базами данных

                Маркетинговые коммуникации и связи с общественностью

                Управление проектами от разработки до реализации

                Вопросы экономической и информационной безопасности

                Управление логистикой и доставкой

                Производство

                Сборка и тестирование

                Уборка и обслуживание

                Управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)

Заключение.

Прежде чем применять аутсорсинг или отказаться от него, надо просчитать все плюсы и минусы каждого варианта – финансовые и нефинансовые, тактические и стратегические. А также оценить риски и определить резервные сценарии.

Если компания не имеет сформулированных целей и задач, которые она хочет решить методом передачи некоторых функций на аутсорсинг, скорее всего, этот переход не даст желаемого эффекта

Основные критерии, которыми необходимо руководствоваться при переводе службы на аутсорсинг, следующие:

долго- и среднесрочная стратегия компании в области развития бизнеса;

принятая в компании модель управления;

целевые финансовые показатели бизнеса.

Многие полагают, что основное преимущество от использования аутсорсинга лежит именно в финансовой плоскости: «чужие» специалисты смогут обслуживать инфраструктуру дешевле собственных. Однако это не всегда так. «Размер сокращения расходов в компании зависит от степени эффективности ее собственной службы. Если она невысокая, то экономия будет ощутимой. Но главная цель перехода на аутсорсинг — сконцентрироваться на собственном бизнесе, а эффективность будет определяться конкуренцией аутсорсеров.

 Достаточно распространенное мнение о том, что аутсорсинг следует рассматривать только с точки зрения уменьшения расходов, является ошибочным. Оптимизация сводится не только к сокращению расходов. Основная цель аутсорсинга и главная предпосылка к переходу на аутсорсинг заключается в определении роли структуры, выводимой на аутсорсинг, в конечном успехе бизнеса (а, как показывают последние исследования, эта роль очень велика) и понимании того, что следует сделать, чтобы эта структура помогла бизнесу добиться поставленных целей. Таким образом идти на аутсорсинг только ради экономии прямых издержек не приносит ожидаемых результатов. Аутсорсинг  помогает в снижении косвенных расходов – за счет обеспечения большей гибкости и соответствия объёма сервисов задачам текущего периода. Повышается управляемость, но прямые затраты при этом не снижаются.

Выделение какой-либо службы в дочернюю компанию – это еще не аутсорсинг. Когда эта компания начнет набирать клиентов со стороны и вступать в конкуренцию с другими – тогда это будет аутсорсинг.

До принятия окончательного решения: пользоваться услугами аутсорсера или нет необходимо:

Выработать согласованную позицию, учитывающую интересы всех представителей руководства. Не исключено, что ценное время и другие ресурсы будут потрачены на поиск поставщика услуг, эффективность работы которого окажется неприемлемой для одного из руководителей. Зато четко определенная мотивация помогает правильно выделить критически важные области аутсорсинга.

У разных поставщиков услуг аутсорсинга имеются свои достоинства и недостатки. Хорошо сформулированная мотивация поможет соотнести их сильные стороны с вашими потребностями и упростит отсечение кандидатов, которые не соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

Прежде чем решать вопрос о выборе поставщика услуг аутсорсинга и начале переговоров, четко сформулируйте и обозначьте приоритеты мотивов, которые лежат в основе принятия решения об аутсорсинге. Вы увидите, что мотивация управляет многими аспектами процесса аутсорсинга и помогает вам понять, чем эти услуги будут полезны компании.

Мотивация помогает найти баланс между суммой выплачиваемых денег и качеством получаемых услуг. Большинство поставщиков услуг аутсорсинга готовы заметно улучшить качество обслуживания – но за гораздо большие деньги.

Исходя из мотивации должны определяться показатели эффективности, на основании которых вы и ваш поставщик услуг аутсорсинга осуществляете управление проектом. Ведь именно значения показателей эффективности характеризуют то, что вы получите в конечном итоге.

Не стоит относить к аутсорсингу использование любых услуг, оказываемых внешними исполнителями. Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время, ведение какой либо непрофильной деятельности организации, которая, в принципе может осуществляться и самостоятельными силами. Прибегая к услугам аутсорсера, организация — заказчик в его лице получает как бы дополнительное структурное подразделение организации, которое в то же время остается от него юридически независимым.